Rappel ordre du jour :

1- Abonnements 2005
2- Demande budgétaire Fonctionnement E.S. 2005
3- Reliure Périodiques 2004
4- Locaux d'archivage de l'OCA : Etat des lieux et propositions(extension de l'espace de rangement / plan d'élimination et de conservations partagées des périodiques)
5- Fonds ancien (accès au catalogue et estimation travaux reliure)
6- Conditions de prêt et inscription à la bibliothèque
7- Projet d'évolution du système informatisé du service bibliothèque de l'OCA: étude préalable (analyse de l'existant / étude des besoins et propositions de solutions)

Documents distribués : Evaluation abonnements 2005 + nouvelles demandes ; Evaluation besoins budgétaires 2005 ; Liste Proposition reliure ; Locaux d'archivage : état des lieux et propositions (rapport) ; Liste des périodiques de l'OCA (1998-2004) ; Estimation chiffrée besoins reliure fonds ancien ; Rappel des conditions de prêt ; Formulaires d'inscription et de prêt du fonds ancien ; Projet d'évolution du système informatisé des bibliothèques (rapport)

I/ Demande budgétaire Fonctionnement 2005 et fin du budget 2004

Nos besoins budgétaires 2005 sont estimés à 140410 euros ttc dont 122623 euros ttc pour le renouvellement des abonnements 2004. Jacques Colin prévoit d'affecter 135000 euros au service bibliothèque de l'OCA pour son fonctionnement dont : 100000 euros ttc sur des crédits Enseignement supérieur et 35000 euros ht sur des crédits CNRS. Le LUAN renouvelant son accord pour 2005 (+ 4573 euros ht sur des crédits CNRS) nous disposerons au total d'un budget de 100000 ttc sur des crédits Enseignement supérieur et 39373 euros ht sur des crédits CNRS, soit 837 euros en moins par rapport à notre demande budgétaire.

Les crédits prévus pour l'achat de livres en 2004 n'ayant pas encore été épuisés, nous affecterons le reliquat (+ ou - 2300 euros) à des reliures supplémentaires prévues en 2005. L'argent "économisé" sur la reliure 2005 sera affecté à de nouveaux abonnements.

La répartition du budget par rubriques proposée en Commission est acceptée sous réserve des ajustements énoncés plus haut (modification dans les abonnements 2005 + reliure en moins) :

Abonnements : 127158 euros dont : 92258 euros ttc sur E.S. (63817 Nice + 20393 Grasse + 8048 Calern ) + 34900 euros ht sur CNRS
Livres : 6102 euros dont : 2500 euros ttc sur E.S. (livres Grasse/Calern) et 3602 euros ht sur CNRS (livres Nice)
Reliure : 1034 euros dont : 500 euros ttc sur E.S. (reliure Grasse/Calern) et 534 euros ht sur CNRS (reliure Nice)
Photocopies : 2576 euros ttc sur E.S. (1576 Nice + 1000 Grasse/Calern)
Divers (fourniture conservation et informatique , maintenance , adhésion ADBS) : 2703 Euros dont 2166 ttc sur E.S. (1607 Nice + 559 Grasse) et 537 euros ht sur CNRS (Nice)

II/ Abonnements 2005

Les abonnements 2004 sont reconduits en 2005 avec quelques changements :

1) Nouveaux abonnements

Douze nouvelles demandes d'abonnement ont été proposées (huit à Nice ; quatre à Grasse). Parmi elles, trois ont été acceptées :
- Optics letters , version en ligne uniquement, ISSN 1539-4794 (à Nice)
- ISIS, ISSN 0021-1753 (Nice)
- Mesures, ISSN 0755-219X (à Grasse)

Huit revues ont été rejetées pour les motifs suivants :
- coûts trop élevés ( IEEE Transactions on image processing ; IEEE Transactions on signal processing ; Journal of modern physics D; Journal of statistical mechanics ; Signal processing, Pattern recognition ). D'autre part les revues publiées par Elsevier et IOP sont accessibles à la BUNSA ;
- priorité moins élevée pour des revues telles que : Revue des questions scientifiques ; Air et cosmos

Nous proposons d'envoyer aux chercheurs les sommaires des revues dont l'abonnement a été refusé.

2) Revues supprimées

L'astronomical almanach sera disponible en un seul exemplaire par site : un exemplaire sera donc supprimé (trois au lieu de quatre).
Est également supprimé l'abonnement à Physical review and physical review letters index car cela fait double emploi avec la base de recherche bibliographique en ligne.

3) Changement de site d'abonnement

L'abonnement à Annual review of Earth and planetary science est transféré à Nice. On prendra en plus l'accès électronique compte tenu du faible écart entre la version papier seule et la version papier et électronique.
Les abonnements de Calern seront livrés directements à Calern. Le bulletinage sera effectué par Bernadette Nascimben afin de réduire les délais de mise à disposition des documents.

4) Changement prévus par les éditeurs

Les éditeurs ont annoncé des changements qui vont affecter positivement ou négativement les abonnements existants :
- Astronomical Society of the Pacific (the) : Mercury et PASP seront vendus séparemment en 2005
- Blackwell : MNRAS letters sera en ligne uniquement à partir de 2005. Le prix est pour l'instant inclu dans l'abonnement à MNRAS. D'autre part Blackwell lance 2 modèles de licence (standard + premium online) . Le deuxième modèle inclut les archives mais il est plus cher. Il ne sera pris que pour MNRAS.
- Elsevier propose une nouvelle souscription combinée, "Astronomy and astrophysics package" (inclu Astroparticle physics + New astronomy + New astronomy review - gain estimé à 240 euros).
- Kluwer a été racheté par Springer : l'accès en ligne sera plus restrictif (1 site au lieu de l'ensemble de l'OCA).

En 2005 une enquête relative aux abonnements sera lancée concernant certains titres (Journal of mathematical physics , Physical review A , Journal of physics A , Journal of physics B) dans le but de confirmer ou infirmer les résultats obtenus lors de la consultation lancée avant la réunion. A cette occasion, les lecteurs seront invités à exprimer leurs besoins nouveaux concernant les abonnements et le service bibliothèque. Il sera également établi une statistique sur les demandes de photocopies d'articles durant l'année.

III - Reliure 2004

La proposition de reliure 2004 est approuvée (voir détail ci-dessous annexe 1).

IV - Locaux d'archivage : état des lieux et propositions

1) Site de Nice
Compte tenu de l'accroissement annuel des collections, les capacités d'archivage sont les suivantes :
- Ouvrages édités après 1945 : moins de 1 an d’archivage ;
- Périodiques vivants : 12,5 ans d’archivage (dont PO 13 ans ; PA 11 ans ; P 13 ans)
- Ouvrages édités avant 1945 : 0 an d’archivage.
- Documents grands formats : plus aucune possibilité.
Le problème majeur aujourd’hui est le manque d’espace pour les ouvrages ainsi que pour le rangement des documents grands formats.

Les solutions proposées visent à augmenter les capacités de stockage (104 mètres linéaires de nouveaux rayonnages) et à réaffecter des rayonnages existants (72 mètres linéaires). La Commission retient pour 2005 le projet de réaménagement du niveau moins un et du fonds ancien . Il sera demandé un crédit d'équipement de 2148 euros TTC pour la bibliothèque de Nice pour l'achat d'étagères métalliques. Les autres propositions seront réexaminées ultérieurement.

2) Site de Grasse
Actuellement il n’y a plus d’espace disponible sur les rayonnages existants à la bibliothèque de Grasse. Il reste, en plus, des documents à classer dont le volume correspond à 58,50 mètres linéaires de rayonnages (documents entreposés au dessus des étagères existantes et dans le couloir). Une salle d'archive devrait être bientôt disponible : elle offrira une capacité d'archivage de 60 mètres linéaires. S'il n'y a pas d'élimination de documents, la salle d'archive et la salle de lecture seront saturées toutes les deux. Il n'y aura toujours pas d'espace disponible pour accueillir de nouveaux documents. Seuls les documents "en surplus" auront été classés.

D’autre part, la bibliothèque ne bénéficie d’aucun instrument de mesure de la température et du taux d'humidité relative.

Un plan d'élimination et de conservation partagées des périodiques est proposé afin de ne garder qu'un seul exemplaire papier des revues pour l'ensemble de l'OCA. Le critère d'élimination retenu est l'accès en ligne aux archives sur le site de l'ADS. Les revues de Grasse et de Calern en double répondant à ce critère seront éliminées pour la seule période couverte par les archives. Cela concerne les revues suivantes :

- Astronomical journal (n= 1,1849-)(g=1,1849-2002) (ADS 1849-1997)
- Astronomy & astrophysics 0004-6361 (c=1,1969-354,2000)(g=1,1969-)(n=1,1969-) (ADS 1969-2000)
- Astronomy & astrophysics suppl (n=1,1970-147,2000) (c=30,1977-108,1994) (g=1,1970-147,2000(3))(ADS1970-1996)
- Astrophysical Journal (c=128,1958(2)-561,2001(2)) (n=1,1895-) (ADS 1895-1996)
- Celestial mech. and dynamical astron, (g=46,1989-) (n=46,1989-81,2001) (suite de cel mech : n=g=1,1969-45,1989) (ADS 1969-1997)
- Earth, moon and planets (suite de ..) (n= 1984-1998 / anciens titres 1,1969) (g=30,1984(1)- / ancien titre depuis 1969)) (ADS 1969-1996)
- MNRAS 0035-8711 (Print et internet) (g=1973-1998) (n=1831-) (ADS 1827-2001)
- Solar physics ( Print et internet) (g=1983-1995) (n=1967-) (ADS 1967-1996)
- Space science review 0038-6308 (g=1970-1995) (n=1962-) (ADS 1962-1996)

Avant élimination, les revues seront proposées en don à d'autres bibliothèques. L'espace libéré permettra de ranger (au moins en partie) les revues qui sont stockées hors rayonnages sans attendre pour Grasse que le local d'archivage soit disponible. La Commission réitère cependant sa demande de disponibilité rapide du nouveau local.

Nous prévoyons dans le budget 2005 l'achat d'un déshumidificateur et d'un thermohygromètre pour assurer la surveillance et la protection du nouveau local d'archivage à Grasse.

3) Site de Calern

La bibliothèque de Calern arrive aussi à saturation , il reste environ 4 mètres de rayonnages disponibles. Il n'y a pas actuellement de possibilité d'archiver ailleurs. Outre l'élimination de certaines années , comme indiquées ci dessus, la bibliothèque de Nice récupérera chaque année, 1 année de Applied optics et JOSA A.

V - Fonds ancien

Les travaux de reliure courante des documents du fonds ancien sont estimés globalement à 8183 euros ht. La Commission décide de réaffecter les reliquats à cet usage. Parmi les documents cités, les ouvrages de 6 auteurs seront retenus en priorité : Hadamard , Chrétien , Flammarion , Herschel , Poincaré, Tisserand.

Suite à la demande de plusieurs bibliothèques extérieures d'accéder à notre catalogue du fonds ancien, il est proposé une ouverture extérieure de celui-ci. La Commission propose, dans un premier temps, une ouverture partielle par mot de passe aux bibliothèques qui en feront la demande. Une ouverture totale pourrait intervenir ultérieurement après sécurisation des locaux.

VI- Conditions de prêt et inscription à la bibliothèque

Suite aux disparitions régulières d'ouvrages et au non respect des règles de retour des ouvrages dans les délais impartis, la Commission décide de modifier les conditions de prêt et d'inscription dans les bibliothèques de l'OCA.

1) La durée d'emprunt et le renouvellement des documents (maintien des règles existantes) :

La durée du prêt des ouvrages est fixée à 1 an pour le personnel permanent de l’O.C.A. et à 1 mois pour le personnel temporaire (étudiants et visiteurs scientifiques). Le prêt est renouvelable après retour effectif des documents. Le nombre de documents pouvant être empruntés simultanément est fixé à 20.

Sont exclus du prêt :
- les périodiques ;
- les usuels ;
- les ouvrages du fonds ancien (sauf pour le personnel permanent : prêt de 2 mois après demande motivée auprès du Président de la Commission de bibliothèque).

2) Non respect des délais, perte ou déterioration des documents (nouvelles dispositions)

Le lecteur est responsable des documents qu'il a empruntés et de leur retour dans les délais impartis.
Si un document est perdu ou détérioré, l’emprunteur devra assurer son remplacement par un exemplaire identique ou le rembourser au prix en vigueur au moment du rachat.
Les documents qui ne seront pas rendus dans les délais impartis seront présumés perdus après deux rappels laissés sans réponse. Une demande de remboursement lui sera adressée et en l'absence de réponse de sa part, son responsable de département en sera informé.

3) Fonds ancien (dispositions spécifiques)

Concernant le fonds ancien deux formulaires sont désormais disponibles :

a) Formulaire de demande de prêt de documents du fonds ancien

Ce formulaire existant est complété par la mention suivante : Le demandeur s'engage à ne pas sortir les documents hors de l'enceinte de l'OCA et à prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des documents.

b) Formulaire de demande d'autorisation de sortie temporaire de documents du fonds ancien

Un formulaire spécifique est créé pour les sorties extérieures à l'OCA (ex : exposition ).

4) Mise en oeuvre des nouvelles mesures :

L'ensemble du personnel de l'OCA sera invité à compléter et à retourner dans les bibliothèques le nouveau formulaire d'inscription.
Ces nouvelles règles entreront en vigueur le 3 janvier 2005 après établissement d'un état des emprunts.

5) Accès en ligne aux formulaires d'inscription et de prêt du fonds ancien :

Trois formulaires, communs à l'ensemble des bibliothèques, sont approuvés en Commission :
- formulaire d'inscription (version anglaise : Library registration form )
- formulaire de prêt de documents du fonds ancien ;
- formulaire de sortie temporaire de documents du fonds ancien.

Ces formulaires seront accessibles en ligne sur le portail web du service et sur la page information interne de l'OCA , rubrique "formulaires et imprimés" .

VII - Projet d' évolution du système informatisé du service bibliothèque de l'OCA

Après avoir réalisé une étude de l'existant, le service bibliothèque propose :

a) le remplacement du logiciel documentaire Texto par un logiciel documentaire en réseau présentant les caractéristiques suivantes :

- fonctionnalités obligatoires : bases paramétrables ; fonction de portail web intégré et dynamique avec interface d'interrogation en mode expert et assisté ; format unimarc ; module de gestion des emprunts ; Import/Export des données aux normes bibliothéconomiques ( format unimarc, html, XML ; Z39-50)
- fonctionnalités supplémentaires souhaitables : module de bulletinage ; fonction GED .

b) l'amélioration du portail du service :

- adaptation du portail à l'arrivée d'un logiciel documentaire en réseau (réorganisation de l'architecture générale du site , feuilles de style ; définition d'une interface pour l'OPAC Web)
- création d'un intranet réservé au fonctionnement du service et accessible aux bibliothécaires des 3 sites opérationnel à partir de janvier 2005 (partage de formulaires, bases de données ; bulletinage ..)
- mise en valeur du fonds ancien : ouverture partielle ou totale du catalogue à l'extérieur (fin 2004) ; liste des ouvrages de notre fonds accessible en ligne dans d'autres bibliothèques (2005) ; numérisation de pages de documents et expo virtuelles d'ouvrages en liaison avec l'actualité voir de documents en entier (à plus long terme).

Concernant le logiciel documentaire et la création d'un intranet réservé au service : les orientations définies dans le projet sont validées par les bibliothécaires. L' étude comparative des logiciels libres existants va être lancée sur la base des priorités définies ci-dessus.
Concernant l'évolution du portail web, la Commission propose de lancer une enquête pour connaître les besoins des usagers non satisfaits.

  Annexe 1 : Liste des reliures 2004

I - Bibliothèque de Nice (3380 Euros = 26 Euros x 130 volumes)

1 / Astronomical journal : 125,2003-128,2004(1-3) (7 vol.)
2/ Astronomie (l') : 98,1984-115,2001 (18 vol.)
3/ Astronomy and Astrophysics : 413,2004-428,2004 (16 vol.)
4/ Astrophysical Journal : 599,2003-611,2004 (13 vol.)
5/ Astrophysical journal supplément : 132,2001-153,2004 (11 vol.)
6/ Connaissance des temps (nouvelle série). Ephémérides : 1929 ; 1941 ; 1950 ( 3 vol.)
7/ MNRAS : 346,2003-355,2004 (10 vol.)
8/ PASP : 103,1991-116,2004(1-6) (27 vol.)
9/ PASJ : 32,1980-55,2003 (25 vol.)

II- Bibliothèque de Grasse (15 vol. x 26 ht = 390 ht)

1/ JGR A 2003 ( 4 volumes)
2/ Geophysical Journal International 2004 (6 volumes)
3/ Celestial mechanics 2004 (1 volume)
4/ Reviews of geophysics : 2000-2003 (4 volumes)

III - Bibliothèque de Calern (102 vol. x 26 ht = 2652 ht)

1/ Journal of the optical society of america A vol 4,1987-vol.18,2002 (32 vol.)
2/ Applied optics : vol. 14,1975- vol.31,n.24,1992 (70 vol)

Fait à Nice le 18 Novembre 2004 par C. L'Hostis.

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