Rappel ordre du jour :

1 - Bilan de l' année écoulée
2 - Choix des abonnements 2012
3 - Demande budgétaire 2012
4 - Conservation et mise en valeur des fonds (travaux réalisés et en cours)
5 - Points sur les opérations d'aménagement et de réaménagement en cours et leurs incidences sur le fonctionnement des bibliothèques
6 - Proposition Reliure 2011
Documents distribués : devis abonnements 2012 ; estimation besoins budgétaires 2012 ; liste proposition reliure 2011.

La Commission de bibliothèque est heureuse d'accueillir Jean-Daniel Fournier, nouveau représentant du département Artémis.

1 - Bilan de l'année écoulée

1.1 - Budget et dépenses 2011 : état au 04/10/11

Comme les années précédentes, le service bibliothèque a bénéficié de 2 sources de financement : des crédits CNRS pour les abonnements (marché EBSCO) ; des crédits ES pour les dépenses courantes :

Crédits CNRS 2010 : le montant de la facture des abonnements 2011 s'est élevé à 60226 euros ttc contre 63685 euros ttc en 2010, soit une baisse de 5,4 %. Cette économie a été réalisée grâce à la suppression de 10 revues papier.

Crédits ES 2011 : 12000 euros ttc ont été attribués + 731 euros ttc de reports. Sur cette somme, 8250 euros ont déjà été engagés :
- 4602 euros ttc pour les ouvrages (82 ouvrages déjà commandés dont 53 par carte achat).
- 1493 euros ttc pour les photocopies. On a bénéficié cette année encore de la réduction exceptionnelle accordée par l'INIST (-60%). Sur la période 2009-2011, on a 260 euros de photocopies et prêts interbibliothèques non encore facturés.Le problème est récurrent, il tend cependant à diminuer par le choix systématique des bibliothèques qui facturent au moins une fois par an mais ce n'est pas toujours possible.
- 1097 euros ttc pour les missions
- 748 euros ttc pour les périodiques hors marché (Le Monde / Nice Matin)
- 345 euros ttc pour les fournitures (boites d'archives)
Le reliquat sera affecté en priorité au paiement d'un abonnement électronique au CBET (120 $) et à l'achat d'ouvrages. Le restant sera affecté à la reliure (liste en annexe).

La demande d' achat de l'ouvrage de Donghong Cheng " Communicating Science in Social Contexts : New Models, New Practices" pour un montant de 133 euros est acceptée en tant qu'ouvrage destiné à tout public. La Commission rappelle que les ouvrages pédagogiques relèvent de la mission enseignement.


1.2 - Bilan AERES Septembre 2011

Le travail réalisé dans les bibliothèques de l'OCA a été évalué par l'AERES. Cette évaluation est accessible en ligne à la rubrique "IV - Une politique documentaire mutualisée" , p.10 du rapport d'évaluation de l'OCA. Le travail de mutualisation et les économies réalisées ont été appréciés ainsi que le portail web de la bibliothèque. Un point noir concerne l'accès à ce portail : on a des critiques unanimes concernant le manque de visibilité de la bibliothèque aussi bien en interne qu'en externe depuis la réorganisation du site web de l'OCA. La Commission demande que ce point soit corrigé rapidement.

Pour la période 2012-2015, le service bibliothèque va poursuivre les objectifs définis dans le quadriennal :

1. Restructuration et réaménagement des bibliothèques de l’OCA (3 sites au lieu de 5 ; réaménagement et modernisation des bibliothèques) ;

2. Valorisation des ressources documentaires de l'OCA au plan local et national (signalement des collections dans le catalogue national SUDOC et celui de l'université ; opérations spécifiques pour la mise en valeur du fonds ancien)

1.3 Récolement (inventaire) 2011

L'état du récolement au 10 octobre 2011 fait apparaitre les éléments suivants :

Grasse : sur 3816 ouvrages, 131 sont absents des rayonnages, soit 16 de plus qu'au précédent inventaire.

Nice Mont gros : sur 8322 ouvrages > 1945 rentrés à l'inventaire on a :
- 12 ouvrages empruntés sans nom ,
- 1 livre déclaré perdu,
- 15 livres en attente de retour.
Il manque encore quelques lecteurs à voir mais le résultat s'annonce encourageant.

Nice Valrose : sur 1651ouvrages, il y a 153 ouvrages empruntés sans nom.

Sophia-Antipolis et Villefranche sur Mer : il manque pour l'instant 143 ouvrages à Valbonne. Faute de temps de présence suffisant, l'inventaire n'a pas été réalisé à Villefranche.

Il est rappelé que dans la perspective du signalement de notre fonds dans le catalogue SUDOC, les notices des ouvrages perdus doivent être supprimées du catalogue. Ce travail constitue aujourd'hui une priorité pour toutes les bibliothèques. Les bibliothécaires demandent à tous les collègues de l'OCA de vérifier qu'ils n'ont pas de livres portant le tampon des bibliothèques et non encore réclamés.


2 - Choix des abonnements 2012

Le devis de renouvellement s'élève à 58541 euros HT - 62654 euros ttc. 2 revues dont le papier est supprimé par les éditeurs seront accessibles gratuitement en ligne : Information bull. on variable stars ; MNASSA.

Compte tenu des contraintes 2012 (fermeture des bibliothèques de Grasse et Villefranche-sur-Mer ; passage au tout électronique pour le renouvellement des bouquets IOP et Wiley), la Commission propose :

2.1- Le transfert à Valbonne des abonnements suivants :
- Linux magazine
- Mesures
- Photonics spectra
- Pour la science
- Recherche (la)

2.2 - Le transfert à Nice des abonnements suivants :
- Air et cosmos
- Astrosurf magazine

2.3 - La suppression de :

a) 6 abonnements de Grasse pour cause de doublons avec Nice (433,84 ht - 453,06 ttc)
- Annual review of Astronomy and Astrophysics
- Apparent places of fundamental stars
- Astronomical almanach
- Ciel et espace
- Connaissance des temps
- Sky and telescope

b) 1 abonnement à Sophia-Antipolis pour cause de doublon avec Biblioplanets (2533,14 ht - 2586,34 ttc)
Geophysics

c) des abonnements papier des éditeurs Wiley et IOP et le reversement au SCD de Nice du coût électronique de ces revues (14886 ht - 17804 ttc)

- Abonnements papier Wiley : Astronomy and geophysics, Geophysical Journal international, Meteoritics and planetary science , MNRAS
- Abonnements papier IOP : Classical and Quantum Gravity, EPL, Journal of Optics
Les abonnements aux titres Astrophysical Journal et Astrophysical Journal Suppl. doivent être renouvelés via le marché EBSCO car ces revues sont exclues de l'offre électronique 2012

2.4 - le financement de 6 nouveaux abonnements électroniques pour répondre aux demandes des chercheurs :

- Central Bureau Electronique Telegrams, CBET (abonnement électronique) = 120 $ ( hors marché - site de Nice Mont gros)
- Publications of the Astron. Soc Australia online ISSN1448-6083 = 435,07 ttc (site de Valrose)
- IEEE Transactions on Image Processing, ISSN 1057-7149 = 1450,42 ht - 1734,70 ttc (abon online only - single site) (site de Nice Mont Gros)
- IEEE Transactions on Signal Processing, ISSN 1053-587X = 1707,87 ht - 2042,61 ttc (abon online only - single site) (site de Nice Mont Gros)
- IEEE Transactions on Information Theory , ISSN 0018-9448 = 873,88 ht - 1045,16 ttc (abon online only - single site) (site de Nice Mont Gros)
- IEEE Transactions on Pattern analysis and machine intelligence , = 1559,21 ht - 1864,82 ttc (site de Nice Mont Gros)


3 - Demande budgétaire 2012 pour les dépenses courantes (hors abonnement)

Il est demandé pour 2012 le budget de fonctionnement suivant :

Crédits ES 2012 = 20600 euros ttc pour les dépenses courantes hors abonnement dont :

- 9000 pour les ouvrages ;
- 2500 pour la fourniture de documents (prêts et photocopies) ;
- 3988 pour la reliure ;
- 2000 euros pour l'achat de 4 licences WinIBW
- 3112 pour les autres dépenses (abonnements hors marché, matériel de conservation et frais de mission).

Pour le financement des dépenses d'ouvrages et de fournitures de documents Il est proposé une contribution et une répartition par département selon le schéma suivant :

- Artemis = 1400 euros (1000 ouvrages - 400 fournitures de documents)
- Galilée = 1100 euros (1000 ouvrages - 100 fournitures de documents)
- GéoAzur = 5000 euros (4000 ouvrages - 1000 fournitures de documents)
- Lagrange = 4000 euros (3000 ouvrages - 1000 fournitures de documents)

Cette répartition prend en compte la réduction du coût des fournitures de documents et des besoins en ouvrages constatés ces deux derniers années par département.

4 - Conservation et mise en valeur des fonds (travaux réalisés et en cours)

Depuis janvier, des travaux minutieux de dépoussiérage et déblaiement ont lieu dans les sous sols de la bibliothèque de Nice Mont Gros. L'objectif poursuivi vise à libérer des zones de stockage à chaque niveau en réorganisant les collections existantes. Suite à la visite de Laurence Lachamp, responsable de l'unité de conservation-restauration aux Archives départementales des Alpes-Maritimes au cours du mois d'octobre, la Commission soutient fortement sa recommandation de mise en place d'un système de détection incendie.

Depuis 15 jours, Françoise Bijaoui a rejoint l’équipe du service bibliothèque. Elle travaille en temps partagé avec le service technique. Elle a pour mission d'aider à la valorisation du fonds ancien. Un recensement de tous les documents anciens numérisés est actuellement en cours ainsi qu'une reconstitution du catalogue tel qu'il existait en 1899.


5- Points sur les opérations d'aménagement et de réaménagement en cours  et leurs incidences sur le fonctionnement des bibliothèques


Concernant le site de Sophia-Antipolis, 114 m2 sont prévus pour la futur bibliothèque dont :
- 49 m2 pour la salle de lecture ;
- 12m2 de bureau ;
- le reste étant constitué de 2 lieux de stockage (numérique et spécialisé).

Le regroupement des fonds des 3 bibliothèques (Villefranche-sur-Mer, Grasse et Sophia-Antipolis) sur le nouveau site soulève des interrogations concernant les possibilités de stockage par rapport à l'existant.

Sur le site de Valrose, la Commission ne dispose pas d'informations sur le calendrier des déménagements et des travaux. Durant la période des travaux, elle recommande l'accessibilité des ouvrages dans la bibliothèque de Nice Mont gros plutôt que le stockage dans des cartons aussi bien pour leur conservation que pour leur diffusion.

Sur le site de Nice Mont gros , des travaux de réaménagement de la salle de lecture ont été réalisés. 2 nouveaux espaces sont aujourd'hui accessibles à tous : 1 espace travail avec un tableau et 1 espace détente. L'espace de stockage dégagé dans la salle de lecture sera compensé par la réinstallation des étagères existantes dans l'entrée pour ne pas perdre des mètres linéaires.


6- Proposition Reliure 2011

La liste des reliures 2011 approuvée par la Commission est mentionnée en annexe 1 .

Fait à Nice le 12 Octobre 2011 par C. L'Hostis et S. Vaquie.

Annexe 1 : Liste des reliures 2011 des bibliothèques de l'OCA (103 vol.)

Astronomical journal 2010-2011, vol. 140 à vol. 142 (4 reliures)

Astronomy and astrophysics 2010-2011 vol. 518-534 (17 reliures)

Astrophysical journal 2010 à 2011 vol. 722-740 (20 reliures)

Astrophysical journal supplement 2010 à 2011 vol. 190-195 (3 reliures)

Icarus 2010 vol. 209 (1 reliure)

MNRAS 2010 à 2011 vol 409-418 (19 reliures)

PASP 2010 vol. 122-2(893-898) (1 reliure)

PASJ 2010 vol. 62-1(1-3)-vol. 62-2(4-6) (2 reliures)

MNASSA 1973-1997 vol. 32-65 (34 reliures)

Space Science Reviews 1996-2001 vol.75-94 (22 reliures)

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