Rappel ordre du jour :

1 - Bilan de l’année écoulée
2 - Regroupements des fonds des bibliothèques : travail préparatoire et priorités 2011
3 - Information Documentation UNSA 2010
4- Choix des abonnements 2011
5 - Demande budgétaire 2011
6- Proposition Reliure 2010

Documents distribués : Résultat enquête lecteurs bibliothèque de Grasse ; devis renouvellement abonnements 2011; estimation besoins budgétaires 2011 au 17/09/2010  ; liste proposition reliure 2010 ; plan de la future bibliothèque Fizeau.

1 - Bilan de l'année écoulée

Budget et dépenses 2010 : état au 15-11-2010

Le service bibliothèque utilise 2 sources de financement : des crédits CNRS pour les abonnements et des crédits Enseignement Supérieur (ES) pour les autres dépenses courantes.

Crédits CNRS 2009 : le montant de la facture pour les abonnements 2010 s'est élevé à 63685 euros ttc. Le montant de la demande de crédit CNRS 2010 sera examinée au point 3 suite au choix des abonnements 2011.

Crédits ES 2010 : 20000 euros ont été attribués. 17000 euros ont déjà été engagé, la somme restante sera affectée à la reliure. Les ouvrages et les frais de fourniture de documents constituent les 2 principales dépenses :
- 134 ouvrages ont été commandés en 2010 pour un montant de 8141 euros (126 en 2009).
- les dépenses pour fourniture et prêt de documents avoisinent les 4000 euros. Le service fait face à un problème récurrent, celui de la non facturation des prêts et photocopies hors INIST à l'année n, ce qui l'oblige à réengager les sommes restant dûes l'année suivante. On est resté dans le budget prévu uniquement grâce à la réduction exceptionnelle accordée par l'INIST (-60 %). Il faudra prévoir une augmentation du budget pour faire face aux dépenses 2011.

3 nouveautés mises en place par le service financier ont permis l'amélioration du fonctionnement du service :

- la carte achat destinée en priorité à l'achat de livres d'occasion : 19 commandes ont été passées pour un montant de 1520 euros. L'achat d'ouvrages en ligne a permis de réduire considérablement les délais de livraison. Ce système a été très apprécié par les lecteurs. L'extension de son usage est demandé pour 2011 ;
- l'enregistrement des précommandes sur le logiciel de comptabilité Carambole qui a permis de réduire les délais d' envoi des commandes ;
- la mise en place de provision pour financer les déplacements entre les sites.

Seul point noir cette année, les non reports 2009 qui ont grevé le budget 2010 de 3400 euros et obligé à redéfinir les priorités. Pour éviter ce problème, la Commission rappelle que les demandes d'ouvrages sont traitées au fur et à mesure et qu'il est préjudiciable à tous de concentrer l'ensemble des demandes au dernier trimestre. Cette pratique ne sera plus acceptée en 2011. Elle rappelle également que la bibliothèque de l'OCA n'a pas pour vocation :
- d'acheter des ouvrages d'enseignement en grand nombre. C'est le rôle de la BUNSA qui dispose d'un budget pour cela ;
- de posséder des livres en un grand nombre d'exemplaires et dans chaque bibliothèque sauf cas particulier. Les ouvrages ont vocation à circuler entre les sites. Les demandes supérieures à 2 exemplaires devront être exceptionnelles et motivées.

Catalogue des bibliothèques (PMB) (+ de 1400 nouveaux titres en 2010)

L'intégration de la littérature grise des bibliothèques de GéoAzur s'est poursuivie tout au long de l'année. La période couverte s'étend maintenant de 1992 à 2010. C'est un travail long à réaliser car les mémoires et rapport de stage ne sont pas intégrés dans les catalogues nationaux, il faut étudier le contenu de chaque document pour pouvoir les indexer. Pour éviter d'encombrer inutilement les étagères, C. L' Hostis propose de garder au maximum 2 exemplaires de ce type de document. La proposition est acceptée. Ces documents seront proposés en don à d'autres bibliothèques et au personnel de l'OCA. Ils pourront également être retournés à leurs auteurs s'ils le souhaitent. A l'issue de ce processus, les exemplaires restants seront éliminées.

Les bibliothécaires regrettent de ne pas avoir systématiquement une copie des thèses, mémoires d'habilitation et rapports de stage des étudiants et chercheurs à l'OCA.

Sur le site de Nice Mont Gros, l'ensemble des cotes des usuels a été modifié pour être réorganisés selon la classification dewey. Ce fonds composés de dictionnaires et d'ouvrages de références sera vérifié pour ne garder que les documents d'un intérêt certain et enrichis de nouveau titres à définir pour répondre aux besoins. Il est demandé que la même opération soit effectuée dans les autres bibliothèques .

Conservation des fonds et sécurité des personnes

Courant juillet, il a été procédé au changement de la porte extérieure de la bibliothèque de Nice. L'évacuation directe par le sous sol de la bibliothèque au niveau - 2 est maintenant possible, ce qui constitute un net progrès pour la sécurité des personnes. Diverses pannes électriques ont émaillé l'année. Le monte charge présente en particulier des signes de faiblesses en raison de sa vétusté. Une rénovation devra être envisagée.

Les reliures prévues en 2009 ont été réalisées, de même que le regroupement de certaines collections papier : transfert de Grasse à Nice d' Applied optics (10 mètres linéaires) ; Planetary and space science (2,2 m. linéaires) et Space science review (0,8 m. linéaire).
Suite à ce regroupement, se pose le problème des doublons papier. Il est demandé au Directeur l'autorisation de donner à d'autres bibliothèques et à l'issue de pouvoir supprimer les doublons correspondant à :
- Space science review 1980 (vol. 27) et 1983 à 1990 (vol. 34 à 54) ;
- Planetary and space science 1981-2001 ;
ainsi que :
- Physics abstracts 1967-1999 : en raison du caractère obsolète de cet outil bibliographique. Le chercheurs utilisent tous les bases en ligne ;
- le Moniteur des travaux publics et du bâtiment 1993-1998 : non consulté, ce n'est pas la vocation première d'une bibliothèque d'astronomie de conserver à long terme ce type de document.

2 - Regroupements des fonds des bibliothèques : travail préparatoire et priorités 2011

Les deux axes de travail mentionnés dans le contrat quadriennal 2012-2016 (regroupement des bibliothèques à l'échéance 2012 et la participation au Système Intégré de Gestion de Bibliothèque à l'échéance 2012/2013) qui constitutent l' objectif du service à moyen terme nécessitent de poursuivre en 2011 le travail préparatoire, en particulier :
- l'achèvement de l'intégration de la littérature grise des bibliothèques de GéoAzur ;
- la mise à jour du catalogue des périodiques dans le SUDOC et l'intégration des collections non encore mentionnées (Bib. Fizeau et GéoAzur) . Priorité sera donnée à la bibliothèque Fizeau pour pouvoir disposer des données avant le début des travaux.

Jocelyne Bettini et Bernard Mercier de Lepinay ont apporté quelques précisions sur les nouvelles bibliothèques :
- à Valrose : la bibliothèque aura une superficie de 55 mètres carrés . Il est prévu également un bureau de 15 mètres carrés pour la bibliothécaire. Durant la période de travaux, la Commission propose - à défaut de solution sur place - que soient stockés provisoirement les ouvrages sur le site du Mont Gros pour permettre leur emprunt. Les chercheurs temporairement installés sur ce site pourraient emprunter les documents sur place, ceux qui resteraient à Valrose pourraient les emprunter par l'intermédiaire de Jocelyne Bettini. Le déménagement devrait intervenir au premier semestre 2011.

- à Sophia-Antipolis : la bibliothèque aura une superficie totale de 100 mètres carrés. Il est prévu un stockage en sous sol et une petite salle de lecture proche de l'ascenseur ainsi qu' un bureau pour la bibliothécaire. Le déménagement de l'ancienne bibliothèque vers la nouvelle est prévue à l'échéance décembre 2011 - janvier 2012.

Sur le site de Grasse, suite à l'enquête menée par Jelena Giannetti et les réponses obtenues, il est proposé le maintien des abonnements en l'état pour l'année 2011. Il est également proposé que pour des raisons de calendrier et de commodités, la totalité du fonds soit transférée dans un premier temps, à Sophia-Antipolis. Les chercheurs pourront conserver les ouvrages dont ils ont besoin quel que soit leurs lieux de travail. Dans un deuxième temps, les livres seront stockés au plus près des besoins exprimés.

3 - Information Documentation UNSA 2010

Pierre-Louis Sulem rappelle les éléments importants mentionnés au cours des conseils de documentation 2010 : le président de l'UNSA est favorable à une centralisation des achats de périodiques pour la communauté universitaire. Le Service Commun de Documentation (SCD) a subi de plein fouet la baisse des subventions accordées par les collectivités locales. L'accès et le maintien des ressources électroniques pour le plus grand nombre nécessite d'important moyens financiers au détriment d'autres acquisitions. Il rappelle que notre collaboration avec le SCD pour l'accès étendu aux ressources électroniques et le développement du portail Biblioplanets nous permettent de couvrir l'essentiel de nos besoins.

4- Choix des abonnements 2011

Le devis de renouvellement des abonnements pour 2011 s'élève à 71860 euros TTC. Compte tenu des ressources proposées en 2011 par le SCD et Biblioplanets il est proposé :

a - de supprimer les versions papier des revues suivantes :

- Astronomy and Astrophysics package (Elsevier)
- Bulletin of the American astronomical Society
- CRAS physique (Elsevier) ;
- Icarus (Elsevier) ;
- Journal of fluid mechanics ;
- Physica D (Elsevier) ;
- Physics letters A (Elsevier) ;
- Planetary and space sience (Elsevier) ;
- Island arc (Wiley)
- Terra Nova (Wiley).

Ceci nous permettra de réaliser une économie globale de 11665 euros TTC.

Malgré l'application du tarif DDP (25% du prix papier habituel) , le coût des titres Elsevier ne cesse d'augmenter de manière importante. La suppression de ces titres nous permettra de faire une économie de 6205 euros. Comme convenu avec la BUNSA, celle ci prend en charge , à partir de 2011, le coût de l'accès électronique à la revue Journal of fluid mechanics, soit une économie supplémentaire de 3095 euros.

b- de prendre un nouvel abonnement sur le site de Sophia- Antipolis :
- Earthquake spectra pour un montant de 235 euros ttc.

c - de modifier certaines formules d'abonnement :
- Proceeding of the Royal Society of London A - option online only car un supplément de 20 % sera demandé en 2011 pour le maintien de la version papier.
- Minor planet bulletin. L'abonnement direct auprès de l'éditeur sera obligatoire en 2011.

Suite à des problèmes de facturation qui ont entrainé l'interruption de l'abonnement à IAU/MPC circular et en l'absence de réaction, les bibliothécaires s'interrogent sur l'utilité de renouveler cet abonnement en 2011. La question va être réexaminée avant la fin de l'année.

5 - Demande budgétaire 2011 pour le service bibliothèque

Compte tenu des économies réalisées sur les dépenses d'abonnement, Il est demandé pour 2011 le budget de fonctionnement suivant :

Crédits CNRS 2011 = 65613 euros ttc (61353 ht) pour financer les abonnements 2012

Crédits ES 2011 = 21300 euros ttc pour les dépenses de fonctionnement 2011 hors abonnement dont :

- 9600 pour les ouvrages ;
- 4600 pour la fourniture de documents (prêts et photocopies) ;
- 3988 pour la reliure ;
- 3112 pour les autres dépenses (abonnements hors marché, matériel de conservation et frais de mission).

Pour le financement des dépenses d'ouvrages et de fournitures de documents Il est proposé une contribution par département dont le montant global est identique à la somme versée en 2010 :

- Artemis = 2000 euros (1100 ouvrages - 900 fournitures de documents)
- Cassiopée = 2800 euros (1700 ouvrages - 1100 fournitures de documents)
- Fizeau = 3000 euros (1900 ouvrages -1100 fournitures de documents)
- Galilée = 1400 euros (1000 ouvrages - 400 fournitures de documents)
- GéoAzur = 5000 euros (3900 ouvrages - 1100 fournitures de documents)

6- Proposition Reliure 2010

La liste des reliures 2010 approuvée par la Commission est mentionnée en annexe 1 .

Fait à Nice le 19 Novembre 2010 par C. L'Hostis et S. Vaquie.

Annexe 1 : Liste des reliures 2010 des bibliothèques de l'OCA (103 vol.)

Reliure 2010 Grasse (3 reliures)

Reviews of geophysics 1991 vol. 29 (3 reliures)

Reliure 2010 Nice ( 100 reliures)

Astronomical journal 2009, vol. 138 à 2010 vol. 140 (4 reliures)

Astronomy and astrophysics 2006,vol. 456 ; 2007 vol. 469 ; 2009,vol.505 à 2010 vol. 515 (13 reliures)

Astrophysical journal 2009,vol.701 à 2010 vol. 720 (20 reliures)

Astrophysical journal supplement 2009, vol. 184 à 2010 vol. 189 (3 reliures)

Icarus 2008, vol. 198 à 2010 vol. 208 (6 reliures)

Journal of geophysical research 1966, vol.71 à 1970,vol 75 (23 reliures)

MNRAS 2009, vol 399 à 2010 vol 407 (18 reliures)

PASP 2009, vol. 121 à 2010 vol. 122 (2 reliures)

PASJ 2009 vol. 61 à 2009, vol. 61 SP (2 reliures)

 Planetary and Space Science 2009 vol. 57 (3 reliures)

Space Science Reviews 1991 vol.55, n.1-1992,vol. 60,n.4 (6 reliures)

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