Rappel ordre du jour :

1 – Abonnements 2006 (résultat de l'enquête et choix)
2 – Demande budgétaire 2006
3 – Reliure 2005
4 – Locaux d'archivage des bibliothèques (objectifs 2005 et bilan)
5 – Projet d'évolution du système informatisé du service bibliothèque (objectif 2005 et bilan)
6 – Conditions de prêt et d'accès aux services électroniques

Pièces jointes : Résultat enquête abonnement ;  devis abonnements 2006 ; demande budgétaire 2006 ; liste proposition de reliure 2005 ; Tableau récapitulatif des points 5 et 6

1 – Abonnements 2006 (résultat de l'enquête et choix)

Après analyse des résultats de l'enquête et compte tenu des contraintes budgétaires la Commission décide :

a) la suppression de 2 abonnements à Nice : Journal of physics A et Journal of physics B

Ces abonnements ne seront pas renouvelés en raison de leur coût et du faible nombre de lecteurs. Ceci représente une économie de 9800 euros hors taxe.

b) l'ajout de 3 nouveaux abonnements parmi les 7 proposés : Air et cosmos (Grasse) ; Astrosurf magazine (Grasse) ; Journal of turbulence (Nice)

Air et cosmos est un hebdomadaire traitant des nouveautés dans le domaine spatial et aéronautique. L'abonnement permettra de remédier au manque de revues spécialisées dans ce domaine.

Astrosurf magazine, revue des astronomes amateurs francophones, est destinée à faciliter le travail de vulgarisation de Pierre Cruzalebes qui avait proposé également l'achat de l'Astronomie magazine. L'achat d'une seule revue lui a été accordé. Le choix en a été laissé à son libre arbitre .

Journal of turbulence est une revue électronique publiée chez Taylor and Francis classée au dixième rang des revues à fort facteur d'impact dans la catégorie "Physics, Fluid and plasmas" (ISI Web of Knowledge - Journal Citation reports). Elle intéresse plus particulièrement l'équipe "Turbulence".

Trois autres propositions d'achat ont été refusées : Astronomischen nachrichten (supprimé récemment) ; Geophysical and astrophysical fluid dynamics (rapport entre le coût et le nombre de personnes intéressées insuffisant) ; Science online (3 fois le prix de l'abonnement papier).

c) le maintien des abonnements en version papier pour les revues d' Elsevier et pour le Journal of Geophysical Research

L'option "Journal of Geophysical Research online", préférée par une majorité de chercheurs ne sera pas retenue cette année. Elle implique, pour répondre aux besoins de tous les chercheurs, de négocier une licence multi-sites avec l'option "Journal of Geophysical Research all part " ce qui va augmenter considérablement le coût de l'abonnement. L'AGU maintenant l'accès sur un poste jusqu'à la fin de l'année 2006, l'abonnement en version papier uniquement est conservé jusqu'à cette date.

Concernant les revues d'Elsevier, l'accord national signé par le CNRS, l'INRA, l'INSERM et le consortium Couperin, nous permet d'accéder au texte intégral de la totalité de la Freedom Collection pour une durée de 3 ans (2005-2007) via le portail Bibliosciences du CNRS. Nous accédons à dix ans d'archives. Le principe de cet accord repose sur :
- le non-réabonnement par les unités CNRS durant la période contractuelle aux titres Elsevier acquis sur crédits CNRS
- le maintien par les unités CNRS des abonnements aux périodiques Elsevier sous forme papier s'ils sont acquis sur les crédits de l'université ayant fait le choix de l'abonnement papier + électronique.

Les abonnements chez Elsevier , pris par l'OCA, l'ont été sur des crédits Enseignements Supérieurs et non sur des crédits CNRS. Le désabonnement ne nous concerne pas. D'autre part, n'étant pas membre du Consortium Couperin, nous ne devrions pas avoir, non plus, l'obligation de conserver les abonnements papier. Pour de nombreux chercheurs, comme pour C. L'Hostis, la question essentielle de cet accord est le problème des archives. Sur le portail de Bibliosciences, on peut lire : "Dans le cadre de l'accord avec Elsevier le terme archive qualifie le dépôt pérenne sur deux sites en France des articles publiés depuis 1995 pour l'ensemble des titres objet du contrat"(CNRS-INIST et ABES CINES) . "Les conditions d'accès aux articles archivés n'ont pas encore été définies précisemment dans la mesure ou une interruption du contrat avec Elsevier n'est pas à l'ordre du jour. En principe l'accès aux articles archivés sera gratuit pour les laboratoires. " "Attention, ce qui est garanti n'est pas un accès aux archives de tous les titres de périodiques de la freedom collection mais seulement pour chaque laboratoire CNRS, l'accès aux articles des titres auxquels chaque laboratoire a été abonné en 2004." Compte tenu de ces éléments, la Commission décide de conserver tous les abonnements papier et d'attendre la renégociation du contrat en 2007 pour prendre éventuellement d'autres décisions.

J. Colin souligne la complexité des modalités d'accès aux revues électroniques. Il demande la réalisation d' un tableau récapitulatif des conditions d'accès aux abonnements en ligne. Il informe également la Commission que des changements budgétaires devraient avoir lieu l'année prochaine et que cela aura une incidence sur les abonnements.

Enfin, Thierry Passot souhaite que soit de nouveau débattu en 2006 la question du maintien des abonnements à Journal of mathematical physics et Physical review A en raison du coût de ses revues et du faible nombre d'utilisateurs ainsi que du maintien de l'abonnement à Nature en double sur le site de Calern alors que la revue est accessible en ligne via Bibliosciences.

2 – Demande budgétaire 2006 (crédits Enseignement supérieur)

J. Colin propose d'affecter 100000 euros ttc au service bibliothèque sur des crédits Enseignement supérieur. La répartition du budget prévisionnel est approuvée selon le schéma suivant :

Type de dépense	crédit ht	crédit ttc
Périodiques (marché)	85582	87662
Marge 2 % (prix des abonnements susceptibles de variations)		1754
Abonnement IAU/MPEC hors marché		432
Ouvrages		5389
Photocopies		1800
Reliure		2000
Fournitures spécialisées		400
Adhésion ADBS x 3		563
Total		100000

Sur les crédits CNRS, le montant des abonnements s'élève à 34643 Euros hors taxe.

Un crédit d'équipement de 2012 euros ttc pour l'achat d'étagères supplémentaires pour la salle de lecture de la bibliothèque de Nice est également demandé. Sur la proposition de J. Colin cet achat sera proposé , début 2006, sur des crédits "mobilier" de Galilée.

3 – Reliure 2005

La proposition de reliure 2005 est approuvée selon la liste fixée en Annexe 1. Les reliures de la bibliothèque de Nice seront réalisées en 2005 sur le reliquat des crédits Enseignement supérieur. Les reliures des bibliothèques de Grasse et Calern sont reportées en début d'année 2006 . Elles seront financées avec les crédits CNRS du LUAN (4575 euros ht), suite au renouvellement de notre accord de coopération.

4 – Locaux d'archivage des bibliothèques (objectif 2005 et bilan)

Concernant les locaux d'archivages des bibliothèques, l'objectif 2005 comprenait 3 points :
- le désencombrement de la bibliothèque de Grasse (58,5 mètres linéaires hors rayonnage) ,
- l'accroissement de l'espace d'archivage pour les livres à Nice,
- l'amélioration des conditions environnementales et de la sécurité des locaux d'archivage à Nice

Le désencombrement de la bibliothèque de Grasse a été réalisé grâce au don de collections en double au LUAN (25,65 mètres linéaires) et au transfert des archives du Journal of Geophysical Research jusqu'en 2004 à la bibliothèque de Nice (30 mètres linéaires). Cette opération a permis de remettre sur les rayonnages existants les documents "hors rayonnage". A cette occasion, la Commission souhaite remercier Michel Bardet pour le transport des revues.

L'achat en cours d'étagères métalliques pour le niveau - 1 et la réserve va permettre l'accroissement effectif de l'espace d'archivage pour les livres à Nice. L'éclairage des locaux a été amélioré grâce au changement des appliques dans les allées centrales . L'isolation des tuyaux de chauffage en cours de réalisation va permettre de réduire la température trop élevée des locaux qui nuit à la conservation des documents. Le remplacement des blocs de secours est un premier pas réalisé dans l'amélioration de la sécurité des locaux.

Les objectifs et besoins 2006 s'inscrivent dans la continuité des réalisations existantes :
- réalisation effective du local d'archivage à Grasse (après renseignements auprès de Alain Messin, le début des travaux est prévu en décembre 2005);
- achat d'étagères supplémentaires pour la salle de lecture de Nice (voir point 2 = 2012 euros ttc demandé)
- poursuite du changement des appliques dans les travées à Nice
- changement des portes de la réserve.
La commission souhaite également que l'on rediscute avec les services techniques de l'utilité d'un système de détection de fumées.

La suggestion de J. Colin d'utiliser les salles de lecture comme salle de réunion a été unanimement rejetée par les membres de la Commission . Pour optimiser l'utilisation de la salle de lecture de Nice, la Commission demande l'installation de 3 PC avec un accès wifi pour permettre aux personnes temporaires ou extérieures de travailler dans de bonnes conditions. Cette requête fait suite à la demande de changement du terminal X jugé obsolète par tous les usagers.

5 – Projet d'évolution du système informatisé du service bibliothèque (objectif 2005 et bilan)

Concernant le projet d'évolution du système informatisé du service bibliothèques, l'objectif 2005 s'articulait autour de 4 points :
- Changement du logiciel documentaire et de l'OPAC Web obsolètes ;
- Traitement documentaire homogène entre les sites ;
- Développement d'un intranet réservé au service ;
- Achats d'outils informatiques supplémentaires.

Le service a opté pour l'installation d'un logiciel documentaire libre, PMB fonctionnant en réseau. Ce logiciel présente également comme caractéristiques principales d'intégrer un OPAC Web avec des fonctions de recherches avancées, la gestion des emprunts et du bulletinage. Le format des notices respecte les standards bibliothéconomiques. Installé fin avril 2005 par le SIT de Nice, les bibliothécaires ont choisi d'effectuer elles mêmes le transfert des 10000 notices pour supprimer les doublons, exemplariser les notices, vérifier et compléter le catalogue de Grasse. Ce choix permet à l'OCA de réaliser de substancielles économies (coût du logiciel + conversion + maintenance) mais il entraine une surcharge considérable de travail pour les bibliothécaires. L'OPAC web sera utilisable par le personnel de l'OCA en 2006. Un compte lecteur permettra aux usagers de consulter la liste des ouvrages empruntés. La Commission souhaite féliciter C. L'Hostis et S. Vaquie pour le travail remarquable accompli lors de cette migration.

Parallèlement à ce travail, un intranet réservé au service, opérationnel depuis janvier 2005 a été mise en place pour permettre la circulation de l'information entre les sites ainsi que la sauvegarde systématique des données. Les outils de gestion ont été standardisés.

6 – Conditions de prêt et d'accès aux services électroniques

Suite aux problèmes rencontrés par d'autres établissements après l'utilisation abusive de bases de données, C. L'Hostis soulève la question de la sécurité des accès électroniques. La proposition d'intégrer dans le formulaire d'inscription un paragraphe sur la confidentialité des mots de passe et le respect des licences est approuvée.
D'autre part, J. Colin et Nicole Berruyer demandent de contacter le SIT pour étudier les possibilités techniques visant à renforcer la sécurité des accès.

Concernant le remboursement des livres perdus , J. Colin accepte qu' après deux rappels laissés sans réponse, une demande de remboursement soit adressée au lecteur avec copie au Directeur de département.

  Annexe 1 : Liste des reliures 2005

I – Reliure Bibliothèque site Nice 2005 (total 45 reliures x27 : 1215 euros ht )

1/Astronomical journal vol. 128, 2004- 130 (1-3),2005 (4 reliures)

2/ Astronomy and astrophysics vol 429,2005-440,2005 (12 reliures)

3/ Astrophysical journal vol.612,2004-628,2005 (16 reliures)

4/ Astrophysical journal supplement vol. 154,2004-159,2005 (3 reliures)

5/ MNRAS vol. 356,2005-362,2005 (7 reliures)

6/ PASP vol 116-2,2004 à vol 117-1,2005 (2 reliures)

7/ PASJ vol. 56, 2005 (1 reliure)

II- Reliure Bibliothèque site de Calern ( total 92 reliures x 27 =: 2484 euros ht)

1/ Josa A : vol. 21(1-2),2004 à vol. 22(5-8),2005 (5 reliures)

2/ Applied optics : vol. 37(31-36),1998 - vol. 44(5-8),2005 (57 reliures)

3/ Journal of optics A 1975-2004 (30 reliures)

III- Reliure Bibliothèque site de Grasse ( total 32 reliures x 27 =: 864 euros ht)

1/ Celestial mechanics and dynamical astronomy vol.66,n.2-4,1996 ; vol.89,2004-91,2005 (4 reliures)

2/ Geophysical journal international vol 165,2005-162,2005 (3 reliures)

3/ Geophysical research letters vol.30(1-6),2003-vol. 32(7-12),2005 (10 reliures)

4/ Planetary and space science vol 39(1-4),1991-40,1992(9-12) ; 51(3-5),2004-53(6-10),2005 (14 reliures)

 5/ Review of geophysics vol. 42, 2004 (1 reliure)

Fait à Nice le 24 Novembre 2005 par C. L'Hostis et S. Vaquie.

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