Rappel ordre du jour :

1 - Bilan des déménagements des bibliothèques - Etat des lieux de la nouvelle bibliothèque Géoazur
2 - Service éducatif et bibliothèque : quelles collaborations possibles ?
3 - Formation aux outils documentaires : quels besoins ?
4- Choix des abonnements 2013
5 - Demande budgétaire 2013
6- Proposition Reliure 2012

Documents distribués : devis renouvellement abonnements 2013 ; estimation besoins budgétaires 2013 au 11/09/2012 ; liste proposition reliure 2012

1 - Bilan des déménagements des bibliothèques - Etat des lieux de la nouvelle bibliothèque Géoazur


En début de réunion, une visite des locaux de la nouvelle bibliothèque Géoazur est organisée par Jelena Giannetti . Elle donne lieu à un bilan et à la définition de priorités :

Le transfert des collections des anciennes bibliothèques de Grasse, Villefranche-sur-Mer et Sophia-Antipolis a été réalisé entre le 2 et le 16 octobre 2012. Pour faire face à la différence de 192 mètres linéaires de rayonnages entre les anciennes bibliothèques et la nouvelle, plusieurs mesures ont été prises :
- suppression avant transfert des principaux doublons entre les bibliothèques (cf annexe 1) ;
- priorité donnée au reclassement des ouvrages (les ouvrages de Grasse ont été regroupés dans la salle A214 ; ceux de Villefranche-sur-Mer et Sophia-Antipolis dans la salle de lecture A213 car le système de classement est différent) ;
- maintien provisoire de 128,6 mètres linéaires de revues + 52 mètres linéaires de dons divers dans les sous sols du bâtiment 4.

Les priorités de travail pour la fin de l'année 2012 et 2013 sont :

a) pour les périodiques :

- le transfert à la mi-novembre d'une partie des collections restantes de l'ancien bâtiment afin de compléter celles déjà installées dans la nouvelle salle d' archivage (A216) ;
- une analyse plus fine, titre par titre, pour continuer à supprimer des doublons entre les sites ;
- le conditionnement de certaines revues dans de nouvelles boîtes d'archive ;
- l'établissement d'un état complet des collections dans le catalogue de l'OCA avec mise à jour en parallèle dans le catalogue national SUDOC.

b) pour les livres :

2 - Service éducatif et bibliothèque : quelles collaborations possibles ?

Le service bibliothèque souhaite collaborer avec le service éducatif. Pour ce faire, 3 propositions ont été discutées :

a) la réalisation d'ateliers dans la salle de lecture (parcours sciences et patrimoines en direction des scolaires).
b) le développement d'un fonds de vulgarisation scientifique dans le domaine des sciences de la terre et de l'univers destiné :
- aux enseignants et vulgarisateurs de l'OCA ,
- aux enseignants et documentalistes extérieurs (lecture sur place ou prêt via des CDI).
c) l'utilisation du rez de chaussée (et éventuellement de la salle de lecture) de la bibliothèque de Nice Mont gros comme lieu d'exposition permanente

La majorité des membres de la Commission ont rejeté la première proposition au motif :
- qu'elle va à l'encontre de la règle d'or qui est le maintien d'espaces distincts entre les activités de recherche et les activités culturelles ;
- que la salle de lecture est régulièrement utilisée par des visiteurs. Elle doit rester un lieu de travail.

A contrario, la Commission est favorable à la deuxième proposition car elle se limite à un public extérieur ciblé (les enseignants et professionnels de la documentation) et ce pourrait être un projet valorisant pour l'OCA. Elle doit être approfondie dans un premier temps avec le service éducatif , puis le corps enseignant pour en mesurer l'utilité par rapport à l'existant.
La récupération d'étagères de la bibliothèque de Grasse pour les installer au rez-de-chaussée de la bibliothèque et augmenter ainsi l'espace de stockage est une bonne solution. Cependant, elle ne pourrait pas être retenue pour accueillir ce fonds spécifique en raison des risques importants de vol. Par contre, elles pourraient servir à l'archivage des revues d'intérêt secondaire.

Concernant enfin la 3ème proposition, la Commission y est favorable si elle se limite aux murs du rez-de-chaussée en raison de la gêne que cela pourrait occasionner. Jean-Daniel Fournier souhaiterait savoir si un besoin existe étant donné qu'il y a déjà un espace d'exposition sur la crête.

3 - Formation aux outils documentaires : quels besoins ?

La Commission ne juge pas nécessaire une formation aux outils documentaires. Pour les nouveaux entrants, l'information générale est assurée par une plaquette et une visite à la demande. Les encadrants vont plus loin en assurant ce type de formation : c'est leur rôle. Si des besoins ne sont pas satisfaits, les collègues sont invités à en faire part aux bibliothécaires.

4- Choix des abonnements 2013

Nous avons dépensé pour les abonnements 2012 :
- 48551 euros ttc sur crédits CNRS 2011 (marché EBSCO)
- 8283 euros ttc sur crédits ES 2012 pour le cofinancement de bouquets de revues avec le Service Commun de Documentation de l'UNS
- 757 euros ttc sur crédits ES 2012 pour des abonnements à 2 quotidiens.

Les principaux changements prévus en 2013 :

a) changements d'éditeurs :

- la revue Computational Methods and function theory publiée actuellement par Heldermann sera diffusée par Springer,
- la revue Publications of the Astronomical Society of Australia publiée par CSIRO publishing passera chez Cambridge University Press ,
- les revues Astronomy and geophysics, MNRAS, MNRAS letters et Geophysical Journal international accessibles actuellement via le bouquet Wiley financé par l'UNS passeront chez Oxford University Press ,
- l'accès à la Digital Library de l'AGU ne sera plus à louer (sous la forme d'un abonnement) mais à acquérir. L'AGU a choisi Wiley pour la gestion commerciale de ces titres.

Les changements annoncés pour les titres de la Royal Astronomical Society risquent d'avoir un impact sur le coût des abonnements 2013 car nous pourrions être obligés de les reprendre. Une demande a été adressée pour que ces titres soient accessibles via Biblioplanets. Elle est soutenue par d'autres observatoires. Nous attendons la réponse.

b) suppression de l'accès au titre Nature à partir de 2014 via l'UNS

La revue restera accessible via les portails Biblioplanets ou BiblioST2I.

Les demandes de nouveaux abonnements :

4 nouveaux titres sont demandés :
- Computing science and Engineering (AIP and IEE Computer society) - prix 760,3 ht
- The Holocene (Sage journals) - prix 2050,08 ht
- Méandres (Ledoux consultants) - Lettre électronique mensuelle de veille et expertise documentaire sur Eau, risque et territoire - prix 160 euros TTC (commande directe)
- la base Technique de l'ingénieur.

Après avoir pris connaissance de ces différents éléments, la Commission propose :

1/ la suppression des titres :
- Annals of geophysics car la version online est en accès libre,
- Publications of the Astronomical Society of Australia car le principal intéressé par cette revue sera à la retraite en janvier 2013.

2 / le financement des 4 titres de la Royal Astronomical Society via le marché EBSCO si ces titres ne sont pas inclus dans le portail Biblioplanets :
- Astronomy and geophysics,
- MNRAS,
- MNRAS letters,
- Geophysical Journal international

L'option "tout électronique" sera retenue pour faire des économies.

3/ le maintien des autres abonnements existants via le marché EBSCO et le reversement à l'UNS des titres de IOP et Wiley.

La Commission n'est pas favorable à la souscription de nouveaux abonnements au motif suivant :
- La revue "The Holocene" sera accessible en 2013 via Biblioplanets
- le nombre de chercheurs intéressés par le titre "Computing science and Engineering" est insuffisant.
- la lettre électronique Méandres n'est pas destinée à être diffusée auprès de bibliothèques. Aucune licence n'est prévue par l'auteur (envoi aux adhérents par mail). Son financement relève plutôt des crédits d'équipe.
- le financement de la base Technique de l'ingénieur ne peut être envisagé seul. L'UNS l'a supprimé en raison du coût , la BU Science n'envisage pas de la reprendre.

Le montant total des abonnements scientifiques s'éleverait alors à :
Marché Abonnement sur crédits ES 2011 : 57855 euros ht ( moins éventuellement un ou plusieurs des titres de la Royal Astronomical Society qui seraient pris en charge par Biblioplanets)
Abonnements conjoints UNS-OCA sur crédits ES 2012 : 9540 euros ttc

5 - Demande budgétaire 2013

Budget et dépenses 2012 : état au 25-10-2012

Comme les années précédentes, le service bibliothèque a bénéficié de 2 sources de financement : des crédits CNRS pour les abonnements et des crédits Enseignement Supérieur (ES) pour les autres dépenses courantes.

Crédits CNRS 2011 : 48551 euros TTC (facture abonnements 2012 via marché CNRS)

Crédits ES 2012 : 18000 euros TTC ont été attribués. 16168 euros TTC ont déjà été engagés.

Les abonnements hors marché et les ouvrages constituent les 2 principaux postes de dépenses :
Périodiques (hors marché) = 9040 euros (8283 euros pour les cofinancements de revue avec l'UNS , 757 euros pour les journaux)
Ouvrages = 4573 euros (76 ouvrages commandés)
Fourniture de documents (Photocopies et prêt inter) = 998 euros
Autres (mission , fourniture pour la conservation, supl. de TVA sur reliure 2011) = 1557 euros

Le financement des revues avec l'UNS était initialement prévu sur des crédits CNRS. Le reliquat ne permet plus de financer la reliure 2012, il a été demandé un supplément.

En 2013 les crédits de la bibliothèque seront uniquement des crédits Enseignement Supérieur (ES) . Un marché a été passé par l'OCA pour les abonnements 2013. Il a été attribué à l'agence EBSCO.

Estimation besoins budgétaires 2013 au 11 sept. 2012

Il a été demandé 93427 HT dont :
Abonnements 2014 (marché) : 65486
Abonnements 2013 (UNS + journaux) : 8396
Ouvrages : 8411
Reliure : 3780
Fourniture de documents : 2090
Fourniture conservation : 419
Missions : 1500
Licence (Aleph / WinIBW) : 3345

Cette estimation établie en septembre 2012 ne prend pas en compte les propositions énoncées au point 4. Elle devra être réajustée en fonction du coût final des abonnements.

Proposition de contribution et répartition 2013 par Département (livres et fournitures de documents)

- Artemis = 1400 euros
- Galilée = 1100 euros
- GéoAzur = 5000 euros
- Lagrange = 4000 euros
Cette proposition est équivalente à 2012.

6- Proposition Reliure 2012

La proposition de reliure 2012 est acceptée (voir détail en annexe 2)

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Fait à Nice le 8 Novembre 2012 par C. L'Hostis et S. Vaquie.

Annexe 1 : opération de désherbage

a- Désherbage Grasse (doublon avec Nice)

Annuaire du bureau des longitudes/Guide des données astronomiques
Anuarul Observatorului din Bucuresti
Astronomical almanach
Astronomical Journal
Astronomy and astrophysics abstracts (inventoriés en livres)
Astronomy and astrophysics
Astronomy and astrophysics supplement
Connaissance des temps/ ephemerides astronomiques (inventoriés en livres)
Nature

Ces titres ont été enlevés de la base PMB le 11/10/2012.

b- Désherbage Villefranche-sur-Mer (doublon avec Sophia-Antipolis)

Seuls les numéros non disponibles à Sophia-Antipolis ont été conservés afin de comber les lacunes existantes. Cela concerne les titres suivants :

Geological Society of America bulletin
Geology  
Geophysical Research International
Geophysics
JGR Solid Earth
Review of geophysics
Tectonics 
The Leading Edge

Annexe 2 - Proposition reliure 2012 (123 volumes)

Astronomical journal  - 4 reliures (2011,vol. 142,n.4 à 2012 vol.144,n. 3)
Astronomy and astrophysics - 9 reliures (2011,vol 535-2012,vol.542)
Astrophysical journal - 16 reliures (2011,vol. 741-2011,vol.756)
Astrophysical journal supplement - 2 reliures (2011,vol.196-2012,vol.200)
JGR – A - 1 reliure (2000,vol.105,n.A9-2000,vol.105,n.A12)
JGR-B - 1 reliure (1986,vol. 91,n.B1-n. B5)
JGR-D - 1 reliure (2002,vol. 107,n.D1-2002,vol.107,n.D.10)
JGR - 21 reliures (1959,vol. 64,n.1-1959,vol.64,n.12) (1960,vol.65,n.1-1960,vol.65,n.12) (1970,vol.75,n.23-1970,vol.75,n.35) (1971,vol.76,n.1-1971,vol.76,n.36) (1972,vol.77,n.1-1972,vol.77,n.36) (1973,vol.78,n.1-1973,vol.78,n.36)
MNRAS - 4 reliures (2011,vol.418,n.3-2012,vol. 420,n.1)
Quarterly journal of the RAS ( devient en 1997 : Astronomy and geophysics) - 26 reliures (1978,vol. 19-2010,vol. 51)
PASJ - 2 reliures (2011,vol.63,n.1-2011,vol 63, n.6 ; 2011,vol.63,n.SP1-2011,vol 63, n.SP3
PASP - 3 reliures (2011,vol.123,n.899-2012,vol.124,n.916)
Space science reviews - 33 reliures (2001,vol.95 -2006,vol.127)

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