Commission de bibliothèque de l'OCA
Compte rendu de la Réunion du 31 Octobre 2013
(14h Salle Jean Arnaud -
PES - Nice Mont Gros)
Présents : J. Bettini, M. Chadid-Vernin, J.D. Fournier, J. Giannetti, C. L'hostis, B. Mercier de Lepinay, P.L. Sulem , S. Vaquié.
Rappel ordre du jour :
1 - Information réunion Commission documentaire de l’UNS du 7 octobre 2013
2 - Information sur le portail Biblioplanets et
recommandations de l'INSU
3 - Choix des abonnements 2014
4 - Budget prévisionnel 2014 : répartition envisagée
5 - Déménagement de la bibliothèque de Valrose
pendant la durée des travaux de rénovation et mode de fonctionnement envisagé
6 - Projet d'intégration de la bibliothèque de l'OCA dans le Système Intégré de
Gestion de Bibiliothèque (SIGB) du Service Commun de
Documentation de l' UNS
7- Proposition Reliure 2013
Documents distribués : 1. Propositions abonnement 2014 ; 2. Proposition répartition budget prévisionnel 2014 ; Proposition reliure 2013
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I – Information réunion Commission documentaire de
l’Université de Nice Sophia-Antipolis (UNS) du 7 octobre 2013
C. L' Hostis rappelle les éléments importants de cette réunion et leurs incidences éventuelles sur le budget de l'OCA :
1 - Réorganisation du Service Commun de Documentation
(SCD) de l'UNS
Le SCD a voté de nouveaux statuts qui organisent les
bibliothèques en 2 grands pôles
interdisciplinaires :
1. STM, Sciences-Techniques-Médecine
: Ce pôle inclut les 5 bibliothèques universitaires suivantes : Sciences Valrose, Médecine Pasteur, STAPS Plaine du Var, antenne
Sophia Tech à Sophia, antenne BU de l’Archet
2. LSHS, Lettres – Sciences Humaines et
Sociales
A partir de janvier 2014, il n’y aura plus qu’un seul budget au titre du pôle, les arbitrages documentaires et budgétaires se feront donc au sein de ce pôle. Il y aura une plus grande transversalité entre les sites pour une meilleure utilisation des Equivalents Temps Plein.
2 – Dépenses 2013 et abonnements 2014
90 % du budget 2013 de la BU science a été affecté à la documentation électronique laissant une place réduite à l'achat de manuels. Les contraintes budgétaires actuelles nécessitent de faire des économies :
- le désabonnement au titre Nature est confirmé. Il restera accessible en ligne pour l'OCA via les portails BiblioPlanets ou BiblioST2I selon le laboratoire de rattachement.
- la BU Science ne prendra plus en charge le coût des abonnements OCA de l'Optical Society of America (7000 $ en 2013). Il faudra donc le rajouter aux dépenses 2014.
- la renégociation des contrats qui arrivent à échéance, pour l'accès aux bouquets de périodiques, laissent place à des incertitudes quant aux incidences financières pour les 3 ans à venir. Le modèle économique sur lequel repose généralement ces contrats (maintien du chiffre d'affaire historique + % supplémentaire pour accéder à l'ensemble du bouquet) rend difficile, voire impossible la réalisation d'économie. Le choix d'abonnements en version "papier + électronique" ou "électronique seul" est subordonné à l'accord préalable des négociateurs Couperin.
Le SCD demande de
surseoir pour l'instant à la commande des titres de l'AIP (Review of scientific instruments,
Physics of Fluids and Physics of Plasma, Physics Today) car une
commande directe avec reversement au SCD pourrait être la solution retenue pour
2014.
En marge de cette réunion des échanges ont eu lieu afin d'organiser une réunion de présentation-formation au portail de l'UNS et plus particulièrement du SCD. Celle-ci a eu lieu le 23 octobre. Elle a permis au personnel du service bibliothèque de connaître les nouveautés susceptibles d'intéresser les étudiants ainsi que les outils professionnels utilisés, comme le logiciel documentaire Aleph ou Numilog, la plateforme d'accès aux ouvrages électroniques. Le coût d'abonnement à cette plateforme est de 1500 euros par an auquel il faut ajouter le prix des livres achetés. Compte tenu du faible nombre de demandes pour ce type de produit, cette solution ne peut être retenue actuellement pour l'OCA.
II – Information sur le portail Biblioplanets
et recommandations de l’INSU
Les abonnements 2013 accessibles sur Biblioplanets seront reconduits en 2014. L'accès au titre Geophysical journal international est acté pour 2014. Des négociations sont en cours pour inclure également le titre MNRAS. Pour ce dernier, nous restons dans l'attente d'une confirmation.
Pierre-Louis Sulem rappelle les
recommandations de l'INSU concernant l'accès aux revues électroniques (réf. à la lettre de Denis Mourard du 25/10/2013 envoyée aux directeurs des
laboratoires que nous a transmis le Directeur). Le coût du maintien
d'abonnements en doublon pour l’ensemble des laboratoires du CNRS a été estimé
à 50k€ pour l'année 2011 alors que les négociations nationales pour les 4
revues (A&A, ApJ, MNRAS et AJ) s'élèvent à
environ 35k€.
Il est de l'intérêt de tous que les
titres les plus importants soient accessibles sur Biblioplanets
car cela permet de s'affranchir des
contraintes géographiques (accès multisite par
mot de passe et non par adresses IP localisées). A cela s'ajoute des contraintes d'espace. Il est impératif de conserver
de la place disponible pour les achats futurs de livres.
III – Choix des abonnements 2014
Le coût de renouvellement des abonnements 2013 hors bouquets de périodiques (marché EBSCO) s'élève à 61053 euros HT. Afin de réduire les dépenses tout en prenant en compte les nouveaux besoins des chercheurs la Commission propose :
1 - désabonnement à 7 revues (économie : 9728 HT minimum
- 15663 euros HT maximum)
1.1 sur le site de Nice Mont-Gros (économie : 7600 euros HT minimum - 13535 euros HT maximum)
- Astronomy and Astrophysics (papier) - accessible via Biblioplanets
- Nature (papier ) - accessible via Biblioplanets
- MNRAS (papier + électronique), sous réserve pour ce dernier titre d'accès
confirmé via Biblioplanets - International Comet Quaterly : cette revue à parution irrégulière sera
supprimée des commandes 2014 car depuis 2 ans aucun numéro n'est sorti et
aucune personne n'a réclamé ce titre.
L'abonnement papier à Astronomical journal et Astrophysical
journal sera maintenu jusqu'à l' intégration de ces
titres dans le portail biblioplanets, espérée pour
2015.
1.2 sur le site de Sophia-Antipolis (économie : 2128 euros HT)
- Géophysical Journal International
- accessible via Biblioplanets en 2014
- Photonics spectra
- Photonique
En ce qui concerne ces
2 dernières revues, le choix de suppression se justifie par l'absence de
consultation sur le site de Sophia-Antipolis et le fait que les chercheurs
susceptibles d'être intéressés par cette revue sur Nice la reçoivent déjà à
titre personnel.
2 - changement de support (papier + électronique à
électronique seulement - économie : 1391 euros HT)
- Journal of Plasma physics (CUP)
- Mathematics of computation (American Mathematics Society)
- Review of Scientific
instruments (AIP), sous réserve pour ce titre de l'accord des négociateurs
Couperin car il fait partie d'un bouquet de périodiques financé conjointement
avec le SCD.
Le titre Publication of the Astronomical Society of Japan (PASJ) diffusé par l' Astronomical Society of Japan passera chez Oxford University press. A contrario cet éditeur ne semble proposer pour 2014 que le choix d'une version papier + électronique au tarif de 1100 euros HT au lieu de 503 euros payé en 2013. Il faudra prendre en compte ce surcoût si cette option est la seule disponible.
3 - nouveaux abonnements (dépense estimée : 168,45 HT)
Après examen des demandes de nouveaux abonnements, la Commission se prononce favorablement pour l'achat de 3 titres sur 4 compte tenu de leur intérêt général et de leur faible coût :
- Histoire de la
recherche contemporaine, la revue du Comité pour l'histoire du CNRS (CNRS
édition). C'est la continuation du titre La Revue pour l'histoire du CNRS dont
l'OCA avait racheté les numéros à la demande de plusieurs collègues. Chaque
numéro peut être vendu isolément mais le prix à l'unité est de 15 euros TTC, 20
euros TTC pour un abonnement annuel de 4 numéros.
- Géologues, France ( Société géologique de France) et
- Géologues, Monde ( Société géologique de France)
Ces 2 revues de liaisons pour les géologues, présentent également un intérêt
pour les étudiants.
La demande d'achat des Proceedings of SPIE est rejetée en raison du prix : 26000 euros selon le SCD de Grenoble abonné à ce titre. Il est possible de commander des volumes séparément, cette solution est retenue. Les personnes intéressées peuvent recevoir automatiquement les sommaires de cette revue (contacter les bibliothécaires).
IV – Répartition du budget prévisionnel 2014 (81000 euros
HT)
Un bilan provisoire des dépenses 2013 laisse apparaître quelques éléments récurrents :
- l'OCA achète en moyenne 95 ouvrages par an. Ce chiffre devrait rester sensiblement le même en 2013. C. L'Hostis rappelle que désormais il n'y a plus d'interruption dans les achats, les commandes sont permanentes de janvier à décembre et les demandes traitées au fur et à mesure des besoins dans la limite des crédits alloués. En pratique, les refus sont très faibles et donc les demandes satisfaites.
- le coût des fournitures de documents (prêt inter bibliothèques et photocopies) est en baisse grâce au tarif privilégié accordé par l'INIST CNRS et l'accès à de nombreux bouquets de revues. Il se stabilise depuis 2 ans à 1100 euros HT environ.
La commission
propose de réduire globalement la contribution des laboratoires pour 2014 afin
de prendre en compte ces éléments (8800 euros au lieu de 11500).
Détail des répartitions par laboratoire :
- Artemis : 950
euros (dont 750 pour les ouvrages et 250 pour
la fourniture de documents)
- Galilée : 950 euros (dont 900 pour les ouvrages et 50 pour la fourniture de
documents)
- Géoazur : 4000 euros (dont 3500 pour les ouvrages
et 500 pour la fourniture de documents)
- Lagrange : 2900 euros (dont 2500 pour
les ouvrages et 400 pour la fourniture de
documents)
L'estimation du coût des abonnements 2015 dans le cadre du marché EBSCO est fonction du choix définitif des abonnements 2014 (prix 2014 + marge 10%).
Dans l'attente des réponses du SCD et des collègues de Biblioplanets, les
besoins sont estimés comme suit par poste de dépense :
- Abonnement 2015 (marché EBSCO) = 57530 HT ?? (en
attente)
- Abonnement 2014 hors marché
(refacturation des bouquets pris conjointement avec l'UNS) = 12948 HT
- Autres abonnements 2014 hors marché
(journaux Nice Matin et le Monde) = 795 HT
- Ouvrages = 7650 HT
- Reliure = 3780 HT
- Mission = 3250 HT (cela inclut les
frais de déplacement et de séjour des bibliothécaires pour 9 jours de formation
à Marseille qui ne seront plus pris en charge par la BRH en 2014 - cf. point 6)
- Fournitures de documents
(photocopie + prêt inter) = 1150 HT
- Fournitures conservation = 418 HT
Sur la base des choix effectués ci-dessus, le total des dépenses s'élèverait à 87521 euros HT. La différence pourrait être comblée par la suppression du titre MNRAS (6135 euros) et le changement de support (1391 euros)
V – Déménagement de la bibliothèque de Valrose pendant la durée des travaux et mode de
fonctionnement envisagé
Le service bibliothèque prépare l'accueil des documents de la bibliothèque de Valrose sur le site du Mont Gros. La mise en carton des ouvrages s'effectuera le 18 novembre, le transfert à partir du 20 novembre.
En amont, plusieurs
opérations ont déjà été réalisées :
- inventaire physique des ouvrages afin de connaitre l'état
du fonds,
- réalisation d'un cahier d'inventaire électronique (475 p.), outil
indispensable pour compléter ou supprimer les notices existantes sur le
catalogue PMB,
- établissement d'un état des collections des périodiques afin de trier les
documents à conserver en priorité ou à éliminer compte tenu des collections
existantes dans les autres bibliothèques de l'OCA , - mise en carton des revues
non disponibles dans les autres bibliothèques ou dont l'abonnement est vivant ,
- tri des thèses et mémoires non répertoriés en vue de leur enregistrement ou
de leur élimination. Ce travail sera achevé entre le 12 et 15 novembre.
A réception, les
documents seront répartis de la manière suivante :
- ouvrages (niveau - 2 de la bibliothèque),
- thèses et mémoires (hall d'entrée de la bibliothèque),
- revues non disponibles en doublon (hall d'entrée de la bibliothèque)
Le mode de fonctionnement
sera sensiblement identique à l'existant :
- les ouvrages
pourront être empruntés sur place ou transférés à Valrose
selon les besoins
- les 4 abonnements papier existants
(La recherche - Ciel et espace - Connaissance des temps - Météorologie) seront consultables auprès de Jocelyne Bettini à Valrose mais aussi pour
3 d'entre eux sur le site du Mont Gros (La recherche - Ciel et espace -
Connaissance des temps)
- l'accès aux autres revues, les
demandes d'achat, de fourniture de documents, le suivi des commandes
s'effectuera comme aujourd'hui par voie électronique (via l'adresse mail
biblio@oca.eu ou via les formulaires existants disponibles sur la page
d'accueil du service, rubrique service au lecteur)
VI – Projet d’intégration SIGB du SCD
Le service bibliothèque a contacté Sarah Hurter, Directeur du SCD de Nice, pour relancer le projet d’intégration de notre catalogue dans celui de l'UNS et le catalogue national SUDOC. Cet objectif énoncé dans le contrat quadriennal constitue la deuxième priorité du service après les opérations de fermetures, déménagements et réaménagements des bibliothèques de l'OCA. Une première réunion de travail est prévue le 29 novembre 2013 afin de faire le point sur les activités en cours et définir ensemble un calendrier de travail prenant en compte les contraintes de chacun.
Un échange de mail a permis d'ores et déjà de préciser quelques éléments financiers :
L’achat de licences est prématuré, les modèles actuels sont
en cours de changement. 2 types de
licences seront nécessaires :
- les licences Aleph (pour travailler avec le SCD de Nice) : celles qui
existent au SCD sont suffisantes pour répondre à nos besoins.
- les licences WinBW (pour travailler dans le
SUDOC) : dans une perspective d’intégration effective en 2015 devront être
prévues dans le budget 2015.
Le SCD suggère l’achat d’une seule licence sur 1 poste à partager destiné au catalogueur.
La personne en charge du catalogage (1 seule pour tout l'OCA) devra suivre les 3 formations préalables obligatoires (ISBD - UNIMARC -WinIBW). Sylvie Vaquie prendra cette responsabilité. Il faudra concilier les contraintes du calendrier de formation (1 ou 2 sessions par an seulement à Marseille) avec celui plus global de travail en collaboration avec le SCD. Les formations au logiciel Aleph seront dispensées par les équipes du SCD, elles ne seront pas refacturées à l'OCA
VII – Proposition reliure 2013
La proposition de reliure 2013 est adoptée (cf. annexe). La priorité donnée aux périodiques d'astronomie et d'astrophysique sur le site du Mont Gros sera remplacée à terme (suite au passage au tout électronique) par la reliure de titres non disponibles en version électronique afin d'assurer leur conservation à long terme.
(Fait à Nice le 05
novembre 2013, par C. L' Hostis)
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ANNEXE : Proposition reliure 2013
1/ Travaux de reliure en pleine toile avec titre au
dos (120 volumes)
Acta astronomica (35 reliures) 1977 : vol
27,1977-vol.62, 2012
Astronomical journal (4 reliures) 2012 :
vol 144,2012 à vol. 146, 2013
Astronomie, L' ( 8 reliures) : 2005
à 2012
Astronomy and Astrophysics
(10 reliures) : vol 546,2012 à vol 555, 2013
Astrophysical journal (33 reliures) : vol
759 n. 2,2012 à 2013 : vol 775 n. 2,2013
Astrophysical journal Supplement
(2 reliures) : vol 201,2012 à vol 203, 2012
Ciel et Terre (17 reliures) : vol
88,1972 à vol 110,1994
Commissions 27 and 42 of the IAU/ Inform. bulletin on variable stars (3 reliures) :
n.5401 à n. 5700
MNRAS (1 reliure) : volume 237, 1989
PASP (2 reliures) : vol
124,2012 à vol 123, 2013
PASJ (3 reliures) : vol
64-1,2012 à 2013 : vol 65, 1, n.1 àn.3, 2013
2/ Travaux de reliure dos cuir marron 5 nerfs avec titre
au dos + plats papier (2 volumes)
Comptes-Rendus de l’ Académie des Sciences - Tables (2 reliures)