PROJET D’ EVOLUTION DU SYSTEME INFORMATISE DU SERVICE BIBLIOTHEQUE DE L’OCA (2 Novembre 2004)

SOMMAIRE :

Introduction

I - Fonctionnement général du service et pratiques documentaires : étude de l'existant

A - Le service Bibliothèque de l'OCA : fonctionnement général et services offerts
A.1 - Présentation générale du service
A.2- Le Public
A.3 - Le fonds documentaire
A.4 - les services offerts aux usagers : A.4.1 - les services traditionnels ; A.4.2 les services en ligne (par mail et portail web)

B - Le traitement de l'information documentaire et la gestion du service : les outils et procédures
B.1- L'enregistrement des documents primaires : B.1.1 - le bulletinage des revues ; B.1.2 - l'inventaire des ouvrages
B.2 - Le traitement des documents : B.2.1 - le catalogage ; B.2.2 - l'indexation et le classement ; B.2.3 - la recherche documentaire sur notre fonds
B.3 - La diffusion de l'information : B.3.1 - Le prêt des documents ; B.3.2 - Les demandes de photocopies et d'ouvrages à l'extérieur ; B.3.3 - Le portail web du service bibliothèque de l'OCA ; B.3.4 - Diffusion sélective d'information par mail
B.4 - La conservation des documents : B.4.1 - Le récolement ; B.4.2 - La surveillance de l'environnement ; B.4.3 - La reliure des documents et le matériel de traitement, de conservation ou d'archivages
B.5 - La gestion du service : B.5.1 - Préparation et suivi du budget ; B.5.2 - commandes, réclamations et suivi des dépenses ; B.5.3 - Etudes en cours sur le service : statistiques, listes et rapports divers ; B.5.4 - les formulaires et la signalétique ; B.5.5 - Les Compte-rendus de la Commission de bibliothèque

II - Analyse de l'existant et étude des besoins

A - L'informatisation de toutes les tâches documentaires en voie d'achèvement

B - Un changement récent du matériel informatique dans les bibliothèques de Nice et Grasse

C - L' obsolescence du logiciel documentaire et de l'OPAC Web
C.1 - Le logiciel documentaire Texto
C.2 - L'OPAC Web

III - Propositions d'améliorations et solutions envisageables

A - Renouvellement du logiciel documentaire
A.1 - Caractéristique de l'environnement informatique de l'OCA : 1.1 - Caractéristiques des serveurs ; 1.2 - Caractéristiques des serveurs web et bases de données ; 1.3 - Caractéristiques des postes clients ; 1.4 - Caractéristique du réseau
A.2 - Fonctionnalités attendues du logiciel documentaire ;
A.3 - Les contraintes : 3.1 - Contraintes financières ; 3.2 - Contraintes humaines; 3.3 - Contraintes techniques

B - Amélioration du portail web
B.1- Adaptation du portail web à l'arrivée d'un nouveau logiciel documentaire en réseau avec module web
B.2 - Création d'un intranet réservé au service
B.3 - Mise en valeur du fonds ancien

C- Acquisition d'outils informatiques supplémentaires

IV - Calendrier prévisionnel du travail à réaliser (phase préparatoire - choix d'un logiciel)

Conclusion

 

INTRODUCTION

Dans un contexte favorable marqué par la création formelle en 2004 d'un service bibliothèque de l'OCA et un changement récent de matériel informatique, la présente étude a pour objet d'analyser le fonctionnement du service et des pratiques documentaires existantes afin de mesurer l'adéquation des outils et procédures par rapports aux besoins et projets de développement du service. Après avoir dressé un état des lieux, nous consacrons la deuxième partie de notre étude à des propositions d'améliorations.

I- FONCTIONNEMENT GENERAL DU SERVICE ET PRATIQUES DOCUMENTAIRES : ETUDE DE L' EXISTANT

A - Le Service Bibliothèque de l’’OCA : fonctionnement général et services offerts

A.1- Présentation générale du service

Le service bibliothèque de l’O.C.A est rattaché au Département Galilée, une Unité Mixte de Services. Il est composé de 2 bibliothèques et d’une annexe réparties sur 3 sites : Nice, Grasse, Calern. La bibliothèque de Nice, fondée en 1881 est la plus ancienne et la plus importante bibliothèque de l’OCA de part sa taille et la richesse de son fonds. La bibliothèque de Grasse a été créée au milieu des années 1970 pour répondre aux besoins documentaires du CERGA. En raison de son éloignement géographique, le site de Calern dispose également d'un fonds documentaire qui est composé uniquement de périodiques . La gestion de ce fonds est assurée par la bibliothécaire de Grasse. Ensemble, les 2 bibliothèques soutiennent les activités de recherche et d’enseignement de l’Etablissement.
Placé sous l’autorité fonctionnelle du Directeur Adjoint de la recherche, Thierry Passot, le service est dirigé par une responsable, C. L’Hostis. Il comprend 1 effectif de 3 personnes à temps plein (2 à Nice et 1 à Grasse) et 1 personne à temps partiel (Calern) . Sur le site de Calern, le travail de classement des documents est effectué par un agent polyvalent chargé de l'accueil , de l'hôtellerie et de l'entretien du site.
Une Commission de bibliothèque détermine les achats de livres et d'abonnements à effectuer dans les limites du budget annuel prévu dans ce but. Elle donne avis aux conseils et au directeur, à leur demande ou à son initiative sur tous problèmes d'organisation de la bibliothèque. Elle est composée du Directeur Adjoint de la recherche, des personnels du service et de représentants de chaque département scientifique.

A.2- Le Public

Le Service bibliothèque de l’O.C.A. est accessible uniquement :
- au personnel de l'OCA (204 personnes dont 80 chercheurs) ,
- aux chercheurs associés, présentés par les départements scientifiques ;
- aux étudiants de l'Observatoire (stagiaires et thésards).

A.3- Le fonds documentaire

Le fonds documentaire est spécialisé en astronomie et disciplines connexes (math., physique , sciences de la terre…). Il est constitué de plusieurs supports : livres, périodiques et autres documents.

Le "fonds des périodiques" constitue l’essentiel des collections. Il comprend environ 2180 titres dont 175 vivants (abonnements et gratuits). 65 revues sont accessibles en ligne. Les abonnements (121) se répartissent sur les 3 sites comme suit :
- Nice : 77
- Grasse : 31
- Calern : 13
Il comprend, outre les périodiques au sens classique du terme, les pré-publications et les rapports d'activité des organismes scientifiques.

Le "fonds d’ouvrages" compte environ 12500 volumes. Il comprend les ouvrages, les comptes-rendus de colloques mais aussi les thèses et les rapports de recherche. Il se scinde en 2 fonds :
- fonds d’ouvrages édités après 1945 : 9767 vol.
- fonds d’ouvrages édités entre 1602-1945 : 2735 vol.
Chaque année le fonds s’accroît en moyenne de 400 documents.

Les autres documents :
Le fonds documentaire est constitué de quelques documents sur 1 autre support :
- Cartes célestes (71)
- CD ROM (35)
- Disquettes (7)
- Microfiches (3)

Enfin , il comprend une compilation d'articles de presse sur l'OCA et plus généralement sur la science et l'éducation.

A.4- Les services offerts aux usagers

Les services offerts par les bibliothèques de l’OCA peuvent se regrouper en 2 catégories : les services « traditionnels » et les services en ligne

A.4.1 - Les services traditionnels :

- prêt d'ouvrages ;
- demande d'ouvrages et d'articles de revues auprès d'autres bibliothèques ;
- prêt inter-bibliothèques et photocopies ;
- renseignements téléphoniques ;
- recherches bibliographiques ;
- sélection et mise à disposition d'articles de presse .

A.4.2 - Les services en ligne (par mail et portail web)

- envoi automatique de sommaires de revues par mail ;
- demande d'achats et suivi des commandes en ligne ;
- liste des acquisitions et nouveautés dans les bibliothèques : Biblionews ;
- accès en ligne au fonds documentaire catalogue d'ouvrages "anciens" (1602-1945) ; catalogue des ouvrages des bibliothèques (fonds >1945) et catalogue des périodiques
- accès en ligne à la liste des abonnements et à l'édition électronique des revues (ou aux tables des matières) ainsi qu'à la liste journalière des périodiques reçus (Nice);
- Sélection de ressources et outils documentaires sur internet.

B- Le traitement de l'information documentaire et la gestion du service : les outils et procédures

B.1 - L'enregistrement des documents primaires

B.1.1 - le bulletinage des revues

Le bulletinage des revues est effectué séparément dans chaque bibliothèque :
- à Grasse dans un fichier word ;
- à Nice, sur un support papier (fiches).

La bibliothèque de Grasse réceptionne et bulletine les revues de Grasse mais aussi de Calern. A Nice, les derniers numéros arrivés sont signalés dans la salle de lecture et sur le site web des bibliothèques, rubrique "les revues arrivées dans la semaine".

Nous sommes abonnées à la liste de diffusion Euroback qui permet de récupérer ou de donner des numéros de périodiques. Nous utilisons régulièrement ce service pour améliorer l'état de nos collections et particulièrement en ce moment pour éliminier les doublons qui sont conservés au niveau -2 et qui prennent beaucoup de place.

B.1.2 - l'inventaire des ouvrages

Les ouvrages sont enregistrés à Nice sur un cahier d'inventaire. Il n'y a pas de cahier à Grasse. L' enregistrement sur un cahier d''inventaire est un travail un peu fastidieux mais il offre la sécurité d'un support papier en plus du support informatique. Il permet d'attribuer une cote dés l'arrivée du document. Les ouvrages sont recouverts et prêt à recevoir la fiche d'emprunt qui sera imprimée après enregistrement dans la base documentaire.

B.2- Le traitement des documents

L'enregistrement des notices bibliographiques s'effectue au moyen du logiciel documentaire Texto version monoposte 6.3 ( 1999) qui fonctionne sous windows 98. Ce logiciel tourne à Nice sur un Pentium 100 (PC Dell Optiplex GM 5100 Pentium 100) qui n'est affecté qu'à cet usage.

Tous les documents entrant dans les bibliothèques, qu'ils proviennent de Nice ou Grasse, sont enregistrés à Nice.

B.2.1 - Le catalogage

Nous avons 3 bases de données séparées car Texto permet de gérer plusieurs bases :

- 1 pour les ouvrages édités après 1945 (10431 notices),
- 1 pour les périodiques (2182 notices);
- 1 pour le fonds ancien, documents édités entre 1602-1945 (3275 notices).

Le format des notices est, pour des raisons historiques et pratiques, un format documentaire "maison" ( notices ouvrages > 1945 ; notice fonds ancien ; notices périodiques ). La structure d'une notice est paramétrable : on peut l'enrichir par l'ajout de nouveaux champs. La taille des champs est limité à 600 caractères par fiche. La taille des titres des champs est limitée à 8 caractères. La saisie s'effectue en majuscule obligatoirement pour les champs que l'on interroge. Le signe "/" est utilisé comme séparateur d'articles. Il n'y a qu'une seule validation par notice (et non une validation pour chaque champs) ce qui rend la saisie très rapide.

Des fiches de catalogage sont édités à partir des notices de Texto (Modèle de fiches ) car nous maintenons à Nice un catalogue papier => auteurs , thèses , titre de périodiques). Texto offre la possibilité de paramétrer des formulaires d'édition.

La distinction des documents entre les sites s'effectue grâce aux champs "local"(pour les ouvrages et les périodiques) et "inventaire" (pour les ouvrages de Grasse : G+ numéro inventaire)

L'exemplarisation des données d'exemplaires s'effectue dans la notice et non dans un fichier séparé . La distinction des exemplaires s'effectue grâce aux champs "INVENT" , "COTE" et "PROVENAN" .

Nous exportons nos catalogues au format ASCII et nous les envoyons au SIT pour mise à jour sur le web (voir détail plus bas). Il également possible d' exporter et d' importer des notices au format Texto et html.

B.2.2 - L'indexation et le classement

B.2.2.1 - Description du contenu des documents (indexation)

Les documents sont décrits :

à l'aide de mots clés (pour une recherche par sujets)

- les sujets des ouvrages > 1945 sont décrits dans le champ "SUJETS" à l'aide de termes figurant dans une liste contrôlée, la liste RAMEAU (Répertoire d'autorité-matière encyclopédique et alphabétique unifié) . Le langage Rameau est utilisé par toutes les grandes bibliothèques, nationales et universitaires. On doit généraliser cette indexation à l'ensemble des documents pour améliorer la qualité des recherches. La saisie des sujets est systèmatique depuis 2004. Elle est en cours pour les années antérieures (inexistante pour les ouvrages de Grasse, partielle pour les ouvrages de Nice 1962-1996) .

- les sujets des documents du fonds ancien sont décrits à l'aide de mots libres dans 5 champs "MOTSLIBR" , "PERSONNE" , LIEUX , INSTRUM, "OBJETCEL". On prévoit de fusionner ces 5 champs dans un seul champs "mots libres" et d'ajouter le champs "sujets" pour uniformiser l'indexation avec Rameau.

à l'aide d'une classification (pour une recherche par thèmes)

Pour une recherche par thèmes, nous avons 1 table de classification "maison"dont les mots clés ont été indexés en français et en anglais . Cette table, réalisée par un chercheur, est un mélange de "physics abstracts " et de "Astronomy and astrophysics abstracts". Elle a l'avantage de s'appliquer aux ouvrages de Nice et de Grasse (fonds > 1945 et fonds ancien). Nous rentrons dans le champs "MATIEREN" les numéros de codes matière correspondant aux thèmes du livre. En pratique, elle est peu utilisée par les chercheurs car la recherche par thème en ligne nécessite 2 opérations : consultation de la table de classification + retour sur la page d'interrogation et saisie du code matière. Pour qu'elle soit utilisée, il faudrait créer une liste hiérarchique qui puisse être interrogeable directement.

Pour les ouvrages de Grasse, il y a en plus un Plan de classement qui sert à établir la cote des documents. Nous rentrons dans le champs "MATIEREG", le thème du document. On peut s'interroger sur l'utilité de conserver à la fois le champs "MATIEREG" et le champ "COTE" .

B.2.2.2 - Le classement physique

A Nice, les livres sont rangés par numéros d'inventaire : les cotes correspondent à ces numéros sauf :
- pour certains types de documents : les catalogues et atlas célestes(cote E + 3 premières lettres de l'auteur ); les colloques (cote C + N.) , les mémoires et rapports de stage (cote S + 3 premières lettres de l'auteur) et les usuels (cote U.) ;
- en raison de la provenance ou de la localisation des documents : ouvrages du Service informatique de Nice (cote I) ; ouvrages de la mission enseignement (cote F). Seuls les ouvrages financés par le SIT ne sont pas présents physiquement dans la bibliothèque. Ils sont stockés dans un bureau au CION.

Le classement de Nice ne permet pas une recherche par thèmes sur les rayonnages mais nous n'envisageons pas de le changer étant donné :
- la charge de travail que cela impliquerait ,
- la place dont nous disposons ;
- l'avantage procuré par ce classement pour le récolement.

A Grasse, les livres sont rangés par thèmes : les cotes sont établies à partir de la table de classification propre à Grasse (code + numéro par ordre d'arrivée).

Nous faisons nous mêmes les étiquettes (à Nice sur Word).

B.2.3 - La recherche documentaire sur notre fonds.

- en local (bureau des bibliothécaires, Nice) via le logiciel documentaire texto :

Texto offre une grande souplesse en matière de recherche documentaire. Les 3 bases sont interrogeables séparément (mais sans sortir de l'interrogation si l'on utilise le mode assisté). Il offre les fonctionnalités suivantes que nous utilisons régulièrement, avec des résultats probants :
- possibilité de choisir le mode expert ou le mode assisté ;
- possibilité de consulter les index sur tous les champs
- possibilité d'utiliser les opérateurs booléens (et, ou, sauf) ; les troncatures (*) et les masques (.).
- possibilité de combiner les recherches, d'avoir un historique des recherches
- possibilité de trier et d'éditer les résultats.
- possibilité d'insérer des listes hiérachiques.
- et enfin, possibilité d'exporter les résultats au format ASCII, Texto ou html.

- en réseau sur le portail web du service via les logiciels free Wais-sf. 2.1.2 et Sfgate 5.013

Nos catalogues sont également interrogeables sur le portail web du service. Pour rendre accessible nos bases de données via Internet, le SIT de Nice utilise depuis 1996 le sytème Wais/Sfgate (versions FreeWais-sf. 2.1.2 et SFgate 5.013). Ce système est maintenu par Jean-Michel Mercier .

WAIS (Wide Area Information Server) est une appplication client/serveur sur réseau permettant d'indexer des textes et d'interroger les index ainsi crées par le réseau à travers le protocole Z39.50 (version 1, 1988). Il permet la recherche d'information en texte intégral sur 1 ou plusieurs bases bibliographiques. Les bases indexées sont une copie exportée (envoi par mail au SIT ) des bases bibliographiques originelles sur Texto. Nous utilisons la version freeware de Wais, développée par l'Université de Dortmund, qui inclut des possibilités de recherche par "champs", d'où le nom FreeWais-sf (structured fields). Cette possibilité n'est pas utilisé. L'indexation s'effectue sur la totalité du fichier et non sur une partie des documents (des champs).

SFgate, logiciel du domaine public, est une passerelle entre WWW et WAIS. Sfgate est un programme écrit en perl et en htlm, qui s'installe dans le répertoire cgi-bin d'un serveur web ( répertoire protégé : les fichiers de bases de données mis dans le répertoire cgi-bin ne peuvent être lus. Ils peuvent uniquement être exécutés). SFgate s'appelle à travers un formulaire html.

Les 3 catalogues sont interrogeables séparément . Le catalogue d'ouvrages édités après 1945 et le catalogue des périodiques sont accessibles en externe. Le catalogue du fonds ancien n'est accesssible qu'en interne.

Sur le web, le lecteur peut effectuer une recherche simple ou combinée avec les opérateurs booléens "AND, OR, NOT". Il peut également utiliser les troncatures (*) à droite. Le nombre de réponses pouvant être obtenu est limité à 300.

B.3- La diffusion de l'information

B.3.1 - Le prêt des documents

L’enregistrement des lecteurs et des emprunts (base de données sur Excel)

Sur le site de Nice

Tout nouveau lecteur doit s'inscrire à la bibliothèque (imprimé disponible dans le bureau des bibliothécaires). Le nom des lecteurs, leur statut et éventuellement leurs dates de départ sont enregistrés dans une base "emprunteur" réalisée sur excel.

Les modalités d'emprunt sont consultables en ligne ou sur la banque de prêt dans la salle de lecture.

Pour les ouvrages > 1945 : chaque ouvrage, après enregistrement, est équipé d’une fiche de prêt établie à partir d’un formulaire créé sur Texto. Cette fiche est insérée, en première page, dans les livres. Les lecteurs complètent la fiche de prêt en indiquant leur nom, la date et en signant celle-ci. Les bibliothécaires enregistrent le document dans la base (saisie de la date - cote - nom des lecteurs - statut - auteur - titre). Elle est accessible localement en réseau par les 2 bibliothécaires de Nice. Le nombre d’emprunt par jour se limite à quelques ouvrages (< 10).

Pour les ouvrages < 1945 : L’emprunt des ouvrages et leurs sorties hors de l'enceinte de l'OCA sont soumis à l'autorisation du Directeur (2 formulaires : "demande d'autorisation de prêt des ouvrages du fonds ancien + demande d'autorisation de sortie temporaire de documents du fonds ancien). Les livres sont enregistrés également sur la base de donnée emprunteur d’Excel.

Sur le site de Grasse : Les ouvrages ne sont pas équipés d’une fiche de prêt . Les lecteurs complètent à la main un formulaire vierge créé sous word qu'ils trouvent sur une table de la salle de lecture. Les emprunts sont enregistrées sur une base de donnée emprunteur sur excel. La base n’est accessible que par la bibliothécaire de Grasse. Le nombre d’emprunt par jour se limite aussi à quelques ouvrages (< 10).

B.3.2 - les demandes de photocopies et d'ouvrages à l'extérieur

Sur le site de Nice :
Les demandes de photocopies et de prêt auprès d’autres bibliothèques sont enregistrées sur une "base de donnée"photocopies " sur excel. La base est accessible localement en réseau par les 2 bibliothécaires. Elle permet de savoir à tout moment par l'une ou l'autre des bibliothécaires l'état de la demande, le montant des engagements, l'état de la facturation, les dates de retour pour les prêts. On peut établir rapidement des statistiques sur les titres empruntés et leurs nombres.

Sur le site de Grasse :
La bibliothèque de Grasse n'utilise pas de base de données. Pour les photocopies ou les frais de port seuls le relevé de compte de l'INIST ou le journal détaillé de l'OCA permettent de connaître à posteriori les dépenses engagées.

B.3.3 - Le portail web des bibliothèques de l’OCA

Tous les postes de travail du personnel de l'OCA sont reliés au réseau de l'établissement. Le personnel accède aux applications intérieures et extérieures par le web. L' OCA dispose d'un réseau IP ethernet haut débit (Gigabit) sur chacun des 3 sites qui sont reliés entre eux par l'utilisation du réseau métropoloitain Université/CNRS et du réseau régional RRTHD, à des débits de 34 à 100 Mb/s . Le web est l'outil privilégié utilisé par le service pour diffuser l'information documentaire sur les 3 sites. Son ouverture à l'extérieur de l'OCA contribue au développement des échanges avec les autres bibliothèques et le grand public.

Le portail web des bibliothèques comprend 1 interface en français et en anglais. Ce portail est organisé par rubriques :
1) Informations pratiques (sur les bibliothèques) : Présentation ; Fonctionnement et Services ; Contacts
2) Catalogues en ligne (des bibliothèques de l’OCA) : Ouvrages (>1945) ; Fonds ancien (<1945) ; Périodiques
3) Actualité : Périodiques en ligne (liste + liens editeurs + dernier n. reçus) ; Nouveautés biblionews ; Proposition d’achats et suivi ( inclus formulaire demande d'achat et suivi des commandes en ligne)
4) Ressources documentaires :
- Sélection de lien (recherche par thèmes) : Astronomie ; Histoire des sciences ; Math. ; Physique ; Généralités
- Recherches documentaires (recherche par types de doc.) : Articles ; Base de données ; Cours et dossiers thématiques ; Documents numériques ; Ouvrages
- Bibliothèques : Locales ; Nationales ; Observatoires ; Répertoire

A l'exception de la mise à jour des catalogues sur le web et la gestion des listes de difusion réalisés par le SIT de Nice l'ensemble du site est développé et mise à jour par les bibliothécaires de Nice à l'aide du logiciel Dreamwaver MX version 2004 (avant 2004, 2 outils étaient utilisés : Netscape composer + Dreamwaver). Les données sont stockées sur "Bizet" (PC Pentium III 600Mhz ).

B.3.4 - Diffusion sélective d'informations par mail

La bibliothèque de Nice envoie automatiquement des sommaires de revues par mail pour informer le plus rapidement possible les chercheurs des articles parus dans les domaines qui les intéressent. Ce service est fourni à l'ensemble du personnel de l'OCA. En 2004 , 61 personnes reçoivent des sommaires. Cela concerne 74 revues. Outre sa fonction d'information, ce service réduit le temps de traitement des demandes de fourniture des documents commandés à l'extérieur.

De même la bibliothèque informe automatiquement les usagers de la sortie de "Biblionews", lettre d'information électronique sur les nouveautés dans les bibliothèques de l'OCA. Pour cela, ils doivent s'inscrire sur une liste automatique gérée par le SIT. 54 personnes sont inscrites actuellement . Biblionews est accessible en interne, et consultable à tout moment , sur le portail du service. Les anciens numéros sont archivés en ligne depuis novembre 2001.

B.4- La conservation des documents

B.4.1 Le récolement

Une fois par an, la bibliothèque de Nice fait l'inventaire des ouvrages disponibles en rayon. Les résultats sont compilés dans un document créée sous word contenant tous les numéros d'inventaire utilisés. Pour chaque numéro est indiqué la présence de l'ouvrage, son emprunt ou sa disparition. L'inventaire permet de compléter la base emprunteur en recensant les ouvrages empruntés sans fiche ou perdus .

A Grasse, il n'y a pas de récolement. La base emprunteur ne recense pas les ouvrages empruntés sans fiche.

B.4.2 La surveillance de l'environnement

En 2004, nous avons installé à Nice, dans les différents lieux de stockage , 1 station de mesure des températures et de l'humidité qui comprend 1 thermo-hygromètre principal et 3 capteurs à distance complémentaires. Chaque jour nous effectuons des relevés pour régler les déshumidificateurs et établir un état annuel des conditions de stockage. Les données sont répertoriées dans la base "statistiques" sur excel.

A Grasse, il n'y a pas d'instruments de mesure pour l'instant.

B.4.3 La reliure des documents et le matériel de traitement, de conservation ou d'archivages

La reliure des documents s'effectue une fois par an auprès d'un prestataire de service extérieur. Le choix est établi , en fin d'année , par la Commission de bibliothèque. Lae base de donnée "statistique" recense les travaux de reliure réalisés, le matériel acheté et leurs coûts pour la conservation des documents depuis 1996. Cette base inclue le site de Grasse mais certaines données restent à compléter. Cela permet d'avoir un bilan du travail réalisé.

B.5- La gestion du service

Jusqu'en 2004 chaque bibliothèque gérait son activité séparément et avait un budget distinct. Le partage des informations s'effectuaient principalement lors des réunions de la Commission de bibliothèque.

B.5.1 préparation et suivi du budget

Le service bénéficie de 2 sources de financement : crédits Enseignement Supérieur et CNRS. Avant 2004, la provenance des crédits se répartissait de la manière suivante :
- crédits E.S. et CNRS pour la bibliothèque de Nice
- crédits E.S. uniquement pour la bibliothèque de Grasse.
Depuis cette année, les crédits Enseignement Supérieur sont regroupés dans un compte unique pour les 2 bibliothèques. En 2005, les crédits CNRS qui servaient principalement à payer les abonnements américains deviendront des crédits Enseignement Supérieur.

En fin d'année, les bibliothèques de Nice et Grasse établissent une demande budgétaire pour l'année N+1 et la présentent devant la Commission de bibliothèque pour discussion et ajustement. La demande budgétaire et le budget définitif sont enregistrées sur une base de donnée Excel à Nice. Notre budget est réparti par sites et par rubriques : périodiques, ouvrages, photocopies, reliure, fournitures (sauf papeterie) et petit équipement spécialisé, maintenance, adhésion ADBS.

B.5.2 commandes, réclamations et suivis des dépenses

Le circuit de traitement des commandes est informatisé, depuis la demande d'achat jusqu'à l'arrivée des documents, à l'exception des réclamations. Afin de réduire au mimimum les délais de passation des commandes et de livraison, les commandes sont toujours passées sur les sites concernées. La bibliothécaire de Grasse envoie une copie des bons de commandes à Nice. Ceux-ci sont enregistrés et suivis sur une base de donnée "commandes" créée sur excel . La base est accessible localement en réseau par les 2 bibliothécaires de Nice.

Pour les achats d'ouvrage, les lecteurs envoient une demande par mail aux bibliothécaires ou remplissent le formulaire de demande d'achat en ligne. Toutes les demandes sont répertoriés sur le web à la rubrique "proposition d'achat et suivi ". Une fois le devis établi , les demandes sont transmises au Président de la Commission de bibliothèque, Thierry Passot pour validation. Après son accord, une demande de bon de commande est envoyée par mail au service financier qui renvoie le bon signé (généralement le lendemain matin). Les lecteurs sont informés individuellement par mail de l'arrivée des ouvrages dont ils ont demandé l'achat. D'autre part, l'ensemble des usagers peuvent consulter sur le web (à la rubrique indiquée plus haut ) la liste des demandes en attente, des commandes en cours et des ouvrages reçus durant l'année.

Pour les périodiques, le choix des abonnements s'effectue une fois par an en Commission de bibliothèque. Les demandes d'achat sur le budget E.S. sont transmises à Robert Mus qui signe un marché en début d'année. Les autres sont envoyées à Maryvonne Noël-Giraud pour la partie CNRS.

Pour les frais de photocopies et de port , chaque demande de document (hors INIST) fait l'objet , en 2004, à Nice, d'un engagement auprès des services financiers. Précédemment les engagements étaient établis lors de la réception de la facture sinon en fin d'année, procédure qui est toujours utilisée à Grasse. L'INIST fonctionne avec l'achat, au préalable, d'Unités de compte. Ces unités sont débités au fur et à mesure des commandes. Comme indiquée plus haut , toutes les demandes sont répertoriées dans une base spécifique "photocopies".

Le suivi des dépenses s'effectue grâce à 2 bases de données sur excell en fonction de la provenance des crédits (E.S. ou CNRS). La base est accessible localement en réseau par les 2 bibliothécaires de Nice. Les données sont comparées avec les états fournis par les services financiers.

Le suivi des réclamations ne fait pas l'objet d'un traitement informatisé. Les réclamations sont faites au coup par coup sans être répertoriées.

B.5.3 Etudes en cours sur le service : statistiques, listes et rapport divers

Divers documents permettant de mesurer l’activité ou de connaître l'évolution du service sont enregistrées sur une base de donnée excel et sur des fichiers words (liste et rapports). La base est accessible localement en réseau par les 2 bibliothécaires de Nice. Le champs d'étude, limité à l'origine à Nice, est en cours d'élargissement à l'ensemble des sites.

B.5.4 Les formulaires et la signalétique
Divers formulaires ont été créés sous word. Ils concernent :
- le prêt (formulaire d’inscription ; formulaire d’emprunt à l’extérieur ; formulaire de prêt fonds ancien ; formulaire de sortie des ouvrages du fonds ancien)
- les périodiques ;
- les sommaires ;
- et la signalétique
Les fichiers sont accessibles localement. Nous travaillons à leurs remplacements par un même modèle pour l'ensemble du service qui sera accessible en ligne au format PDF.

B.5.5 Les Comptes-rendus de la Commission de bibliothèque

Les Comptes-rendus de la Commission de bibliothèque sont enregitrés au format html à l'aide de Dreamwaver MX. Ils sont accessibles depuis 2000 en interne sur le portail web du service .

II– ANALYSE DE L’EXISTANT ET ETUDES DES BESOINS

La notion même de service suppose une cohérence des activités et des pratiques sur les différents sites ainsi qu'une circulation de l'information directe et rapide entre les bibliothèques mais aussi entre celles-ci et les usagers. D'autre part les responsables (du service ou de l'établissement) doivent pouvoir disposer d'outils d'évaluation qui permettent d'avoir une vision globale de l'activité du service. Il ressort de cette étude de l'existant quelques points marquants :

A. L'informatisation de toutes les tâches documentaires en voie d'achèvement

L' objectif , fixé en 1996, d'informatiser toutes les tâches documentaires qui pouvaient l'être est aujourd'hui atteint à une seule exception : les réclamations. Le tableau ci-dessous qui reprend les grandes étapes de la chaîne documentaire illustre cet état.

Nous disposons aujourd'hui d'un ensemble d'outils répondant globalement à nos attentes aux étapes suivantes :

- collecte des documents (sauf bulletinage et réclamation);
- diffusion de l'information (sauf prêt) ;
- conservation des documents (sauf récolement et surveillance de l'environnement) ;
- et enfin gestion du service (sauf photocopies).

Leurs développements, puis leur usage au quotidien, nous ont permis (et nous permettent aujourd'hui) d'améliorer nos conditions et méthodes de travail mais aussi de répondre plus rapidement aux besoins des usagers. Des disparités existent cependant entre les sites.

Pour les tâches indiquées entre parenthèse, des améliorations doivent encore être apportées :

1/ Le bulletinage des revues

le bulletinage des abonnements de Calern par Grasse augmente le temps de mis à disposition des documents auprès des usagers puisque le circuit n'est pas direct. A Nice, comme indiqué plus haut, nous travaillons encore avec des fiches papiers. Le bulletinage du service doit être amélioré pour réduire les délais de mise à disposition et pour assurer la continuité du service en cas d'absence.

2/ Le suivi des réclamations
l' informatisation des procédures de relance et de suivi des réclamations aussi bien pour les commandes que pour les prêts internes est une nécessité et une priorité pour pouvoir assurer la continuité du service en cas d'absence.

3/ Le prêt en interne

La souplesse d'utilisation de la base de données "emprunt" sur excell permet d'avoir rapidement une vue d'ensemble des documents empruntés (ou disparus) ainsi qu'un état des emprunts de chaque lecteur. Indépendante de Texto, elle permet de gérer les emprunts sur des postes de travail différents par l'une ou l'autre des bibliothécaires. Il y a cependant des inconvénients :

- L'utilisation de 2 bases de données séparées (texto ou web + excell) ne permet pas de connaitre la disponibilité d'un document directement lors d'une recherche bibliographique.
- il n'y a pas de base commune Nice-Grasse ;
- cela implique une double saisie des références du document ;
- le lecteur ne peut pas consulter son compte emprunteur sans passer par les bibliothécaires.
- La nouvelle version d'excel ne permet plus d'envoyer directement par mail la liste des documents empruntés (on ne peut plus faire de copie / collé) ce qui augmente le travail de relance.

A Grasse l'absence de fiches de prêt intégrées dans les livres oblige les lecteurs à écrire eux même les références de l'ouvrage ce qui est une perte de temps. D'autre part cela augmente considérablement les risques d'erreurs.

4/ Le portail web

Le portail web permet d’offrir de multiples services en ligne et met en valeur le service aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'établissement mais il implique un travail conséquent pour son développement, sa mise à jour et la recherche d'informations nouvelles :
- L'architecture générale du site et le style des pages doivent être revus pour améliorer la gestion et la qualité du site ;
- La vérification des liens doit être automatisée car elle prend trop de temps ;
- l'OPAC Web doit être amélioré (voir détail plus bas) ;
- Le fonds ancien doit être valorisé .

5/ Récolement

Le récolement est une opération fastidieuse mais indispensable pour vérifier la présence des ouvrages . On peut regretter l'absence de généralisation de cette pratique à l'ensemble des bibliothèques au même moment.

6 / Surveillance de l'environnement

Comme pour le récolement, une généralisation de cette pratique à l'ensemble des bibliothèques et la mise en commun des résultats permettraient de disposer d'indicateurs pertinents pour l'ensemble des sites.

7/ La gestion des photocopies

Concernant les frais de photocopies et de prêt inter-bibliothèques, l'engagement doit être systématique au moment de la demande, il doit obligatoirement précéder la facture. Cette procédure doit être suivie à Grasse qui doit disposer également d'un outil de vérification.

8/ La circulation de l'information entre les bibliothèques

Un partage automatique d'informations entre les bibliothèques doit être inclu dans nos méthodes de travail pour améliorer les conditions de travail et assurer la continuité du service en cas d'absence ( en particulier pour le bulletinage des revues, la gestion des emprunts , la gestion des photocopies et la gestion des réclamations).

Concernant l'étape "traitement des documents (recherche documentaire)ce point sera traité en détail ci-dessous au point C .

B- Un changement récent du matériel informatique dans les bibliothèques de Nice et Grasse

Le tableau ci-dessous récapitule les postes de travail disponibles dans le service, les caractéristiques techniques du matériel ainsi que les logiciels utilisés

Ce tableau montre que le matériel informatique des bibliothèques de Nice et Grasse a été remplacé récemment ( 2003-2004) et que les bibliothécaires disposent d'un ensemble de logiciels leur permettant de réaliser correctement les tâches dont elles ont la charge. L’achat et / ou l’installation de nombreux logiciels identiques (pour la bureautique, l’édition de pages web….) nous donne les moyens de développer un travail en commun de plus en plus poussé.

L'installation des anciens PC de S. Vaquie et R. Feldman comme poste de consultation , approuvée en Commission est effective à Grasse mais pas à Nice.

Quleques outils complémentaires doivent être achetés à court terme (voir détail point III.D)

C- L'obsolescence du logiciel documentaire et de l'opac web

Les outils de traitement des documents (texto + wais) sont obsolètes. D'autre part, ils ne sont plus adaptés à nos besoins .

C.1/ Le logiciel documentaire Texto

La version de Texto que nous avons fonctionne sous Windows 98. Le changement du matériel informatique à Nice n'a pu se traduire par la migration de Texto sur un nouveau poste de travail puisque les PC fonctionnent sous Windows 2000 ou XP. Nous sommes obligées de garder l'ancienne machine qui présente de nombreux signes de faiblesses. Plus le temps passe, plus le risque de se retrouver sans machine et donc sans logiciel augmente. Ce logiciel a fait l'objet de plusieurs mises à jour jusqu'en 1999, date à laquelle la Société Chemdata a été rachetée par Cincom. Une mise à jour de Texto passe, dans la pratique, par l'achat d'un nouveau logiciel qui intègre ses fonctionnalités (Cindoc).

Le choix, pris en 1996, d'une version monoposte supposait l'enregistrement des documents dans chaque bibliothèque et l'exportation des catalogues de Grasse vers Nice (grâce à la fonction "export fichier Texto") pour avoir 1 base commune à l'interrogation. Faute de participation, l'enregistrement des documents s'effectue uniquement à Nice. Ce traitement indirect de l'information n'est pas optimal : augmentation des délais, des risques d'erreur et travail en supplément pour Nice. La version monoposte de Texto s'est avéré à l'usage très contraignante car elle ne permet pas de travailler à plusieurs, en même temps, sur les catalogues : cela ralentit le travail de saisie pour modifier les notices existantes. De nombreux travaux restent à faire qui nécessite d'avoir plusieurs postes de travail :
- compléter le champs « sujet » pour les ouvrages de Nice compris entre 1996-2003 ;
- vérifier et compléter certains champs du fonds ancien ;
- revoir et compléter toutes les notices du catalogue de Grasse .

Texto ne dispose pas dans ses fonctionnalités d'un OPAC Web. La mise à jour n'est pas simultanée entre la base documentaire sur Texto et la base documentaire sur le web via Wais ce qui augmente les délais de mise à disposition de l'information auprès des usagers ainsi que les risques d'erreur (constaté régulièrement quand nous recherchons les lacunes dans les collections de périodiques pour récupérer les numéros manquants sur Euroback). D'autre part, nous dépendons de la disponibilité du SIT et en particulier d'une seule personne : le service n'a pas la maîtrise de son outil de travail

Texto ne permet pas d'importer des notices d'autres bibliothèques au format Unimarc pour faciliter le catalogage (on peut cependant faire des copies-collés). Nous ne pouvons pas, à l'inverse, exporter notre catalogue dans un réseau collectif national de bibliothèques comme Sudoc car notre "format maison" n'est pas un format normalisé (seul notre catalogue de périodiques est intégré dans SUDOC car la saisie est réalisée par le CCN de Nice).

La mise en valeur du fonds ancien passe par la mise en ligne de certains documents. Texto n'intègre pas de fonction GED.

Enfin, il n'y a pas de traitement linguistique disponible (analyse syntaxique : dictionnaires grammaticaux ; analyse sémantique : français-anglais).

La recherche documentaire en local est très satisfaisante mais elle n'est pas accessible à l'ensemble des utilisateurs qui passe par le web pour interroger les catalogues.

C.2/ L'OPAC Web

Les catalogues des bibliothèques sont consultables sur les 3 sites de l'OCA mais aussi à l'extérieur de l'établissement (sauf fonds ancien) ce qui est valorisant pour le service mais L'OPAC web "maison" présente 3 problèmes majeurs :

La consultation de la base de données indexées des bibliothèques dépend d'un système lourd et ancien (Wais/ Sfgate). Il ne peut plus être mis à jour sur des systèmes d'exploitation récents comme linux 2.4. D'autre part, le maintien de la plate-forme supportant Wais et Sfgate (Schubert) se fait sans contrat de maintenance, donc à la première panne, la consultation en ligne s'arrêtera.

Le deuxième inconvénient est la non fiabilité des réponses pour 2 raisons :
- la mise à jour n'est pas simultanéee sur Texto et l'OPAC Web
- le mode de recherche en texte intégral sur l'ensemble de la base (et non sur des champs) donne des réponses peu pertinentes si on n'utilise pas les opérateurs booléens pour restreindre la recherche.

L'interface d'interrogation ne permet pas une recherche avancée et en particulier :

- l' interrogation par champs (pour rendre les réponses plus pertinentes et mettre en valeur le travail d'enrichissement des notices qui a été réalisé) ;
- l' utilisation d' index ou liste hiérachique par champs ;
- la combinaison des résultats de recherche,
- l' affichage ordonné des résultats suivant l'ordre des index (fonction "tri")
- un historique des recherches
- l'utilisation de filtres (type de documents ; localisation par exemple)

Enfin les lecteurs ne bénéficient pas d'une aide à la recherche. Ils ne peuvent pas non plus connaitre la disponibilité des ouvrages lors de l'interrogation. Ils ne peuvent pas consulter leur compte ni faire des réservations.

III - PROPOSITIONS D’AMELIORATIONS ET SOLUTIONS ENVISAGEABLES

A – RENOUVELLEMENT DU LOGICIEL DOCUMENTAIRE

L'amélioration du traitement des documents passe par un changement de logiciel qui intègre certaines fonctionnalités de Texto complété par de nouvelles fonctionnalités :

les fonctionnalités que l’on veut garder :

- paramétrage des notices et des formats d'édition
- recherche documentaire en mode assisté et mode expert

Les nouvelles fonctionnalités demandées :
Obligatoires :
- un logiciel en réseau avec OPAC Web
– catalogue au format Unimarc
– possibilité d'Import ( /Export) de notices format marc iso 2709 et marc xml + z39.50 (client)
- un module de gestion des emprunts
Utiles :
- un module de bulletinage des périodiques
- un module de GED (Numérisations de documents)

Ce logiciel doit s'intégrer dans l'environnement informatique de l'OCA. Les paragraphes ci dessous indiquent les caractéristiques techniques de notre environnement et les fonctionnalités attendues dans le détail par ordre de priorité .

A.1 - Caractéristiques de l' environnement informatique de l'OCA

Architecture Client/Serveur :

1.1- Caractéristiques des Serveurs

La liste ci dessous décrit l'existant mais les serveurs devraient être changés prochainement. On ne s'étendra pas sur ce point.

Système d'exploitation : Actuellement Unix et Linux => on se dirigerait vers : tout Linux

Les types de machine :

Compaq XP1000 (Purcell - Nice) : Architecture : Alpha EV6 ; Système : Digital UNIX V5.0 (Rev. 910) ; Mémoire vive : 512 Mo ; Disques: 1 disques de 9 GO
, 2 disques de 50 GO chacun - 1 lecteur cd-rom . Fonctionnalités du serveur : Serveur de fichier (capacité disque 100 Go). Serveur de terminaux X 80 terminaux X ) ;
Serveur de noms secondaire du site ``obs-nice.fr''. Serveur de courrier électronique (sendmail(v8))+ serveur POP. Serveur de logiciels freewares et sharewares.

Compaq Alpha XP1000 (verdi - Nice).

Alphastation DS10 , 617 Mhz (Grasse) - Système d'exploitation TRU 64 Unix - RAM 256 Mo Applicatifs : Oracle / Nabucco / Neptune

PC Pentium 3 , 1,13 Ghz - Système d'exploitation : Linux Redat (Grasse)

1.2- Caractéristiques des Serveur Web et des bases de données

les types de machine :

PC Pentium 3, 600 Mhz (Bizet) - Système d'exploitation : Linux suze 8.0 - - Memoire : 128 MO Cache : 256 Ko -Disque : 6.0 GO EIDE - 1 lecteur CD ROM

PC Pentium 3 , 1,13 Ghz - Système d'exploitation : Linux Redat (Grasse)

Logiciel serveur web : Apache

Bases de données : Oracle ; Wais/Sfgate ; Mysql (sera en action en intranet début 2005)

1.3 - Caractéristiques des postes Clients

Clients orientés administrateurs : 4 postes
2 PC Pentium 4 - système d'exploitation Windows 2000
1 PC Pentium 4 - système d'exploitation Windows NT
1 PC Pentium 2 - système d'exploitation Linux

Client Web : <= 5 postes (Netscape, Internet explorer, Mozilla)

1.4 - Caractéristiques du réseau

Comme indiqué dans la première partie de notre étude , l'OCA dispose d'un réseau IP ethernet haut débit (Gigabit) sur chacun des 3 sites qui sont reliés entre eux par l'utilisation du réseau métropoloitain Université/CNRS et du réseau régional RRTHD.Tous les postes de travail sont reliés au réseau de l'établissement, et accèdent aux applications intérieures et extérieures par le web.

Logiciel réseau : Windows 2000

Protocole employé : TCP/IP
Type de réseau :
-LAN (local) ;
- WAN (connexion à distance) par réseau commuté
Débit du réseau :
- Réseau LAN : < = 1 Gigabits
- Réseau WAN : < = 100 Mb/s

Interconnexions :

Internet : http:// www.obs-nice.fr ; http://www.obs-azur.fr
Intranet : https://intranet.obs-azur.fr ; http://www.obs-nice.fr/intranet/ ; /reserve/

Routage : oui.

A.2 / Fonctionnalités attendues du logiciel documentaire

A.3 - Les contraintes

A.3.1 - Contraintes financières

L'achat d'un logiciel en réseau intégrant toutes les fonctionnalités indiquées ci-dessus coûte au minimum 18000 Euros ht .

Le coût de la maintenance est compris entre 10 et 15 % du prix du logiciel

Le coût de la formation : compris entre 800 et 1000 Euros par jour

Assistance à la mise en oeuvre : 1000 Euros par jour

Le coût de la migration des données : à définir ?

Il existe des logiciels libres dont l'utilisation pourrait réduire considérablement les coûts et qu'il est judicieux d'étudier et comparer en premier.

A.3.2 - Contraintes humaines

Un changement de logiciel documentaire, la normalisation des catalogues et l’utilisation de nouveaux outils informatiques implique (par ordre de priorité ) une formation des bibliothécaires :
- au nouveau logiciel documentaire
- au catalogage unimarc
- à l’indexation Rameau
- aux techniques et normes pour la numérisation des documents et l’échange de données.

L'adoption d'un nouveau logiciel et en particulier d'un logiciel libre implique une forte participation du SIT . Il est nécessaire de définir un projet de collaboration avec le SIT.

Un changement de logiciel documentaire implique un travail lourd, avant, pendant et après l'installation. Cette surchage de travail nécessite une plannification des tâches à réaliser. Concernant la phase préparatoire, qui inclut le choix d'un logiciel, voir calendrier prévisionnel, point III.E

A.3.3 - Contraintes Techniques

Les contraintes techniques sont liées :

- à l'environnement informatique de l'OCA (voir + haut)
- au paramétrage de la base : on doit établir un dossier de paramétrage ;
- à la migration des données (possibilité de passer d'un format documentaire "maison" à un format unimarc ? ). On doit établir un dossier de reprise / migration de données et contacter d'autres bibliothèques pour voir comment elles ont résolu le problème.

B- AMELIORATION DU PORTAIL WEB

B.1) Adaptation du portail à l'arrivée d'un logiciel documentaire en réseau avec module web

Préalablement à l'installation d'un nouveau logiciel documentaire avec module web, il est nécessaire :

- de revoir l'architecture générale du site ;
- de créer des feuilles de style ;
- de définir l'interface souhaitée pour l'OPAC Web

Comme indiqué plus haut, ce travail pourrait être réalisé au cours du 2ème trimestre 2005.

B.2/ Création d'un intranet réservé au service

Pour améliorer la qualité du service (gain de temps et meilleur suivi de l'activité par un partage d'informations et homogénéisation des outils et méthodes de travail) nous proposons la création d’un intranet réservé au fonctionnement du service et accessible aux bibliothécaires des 3 sites. Dans un premier temps, nous proposons dès le début de l'année 2005, le partage :

- des formulaires (imprimés) ;
- des bases de données (emprunteur, photocopie, dépenses) ;
- du bulletinage (base à créer).
- des réclamations (base à créer).

Concernant le bulletinage nous proposons le retour à la livraison directe des abonnements à Calern et le bulletinage par B. Nascimben (bulletinage directe sur un mail ou base excell avec envoi d'une copie à Grasse et/ou Nice)

Les bases créées et maintenues sous excel sur chaque site seront sauvegardée également en html et envoyées directement en ftp dans notre répertoire web sur bizet (éventuellement autre possibilité :
-base excell envoyée en fichier attaché par mail à Nice qui feront la conversion et mise en ligne.)

Les bases seront ainsi accessibles en lecture. A terme, on souhaite les transformées en bases "dynamiques"

B.3) Mise en valeur du fonds ancien

Pour mettre en valeur le fonds, nous proposons :

a) avant la fin de l'année 2004

- d' élargir l'accès du catalogue à l'extérieur de l'OCA ;

b) durant l'année 2005
- de répertorier les ouvrages de notre fonds qui sont accessibles en ligne dans d'autres bibliothèques ;

b) à plus long terme :
- de numériser des pages de documents et faire des expositions virtuelles d'ouvrages en liaison avec l'actualité ;
- de numériser des documents intégralement.

C- ACQUISITION D'OUTILS INFORMATIQUES SUPPLEMENTAIRES

Sur la fin du budget 2004 (ou 2005) quelques outils complémentaires seraient utiles :

-pour la création de pages web : 1 logiciel Dreamwaver MX supplémentaire à Grasse (pour éviter problèmes de concordances entre Nescape Composer et Dreamwaver MX)
-pour la sécurité des PC : des onduleurs
-pour le partage du scanner à Nice : 1 adaptateur série USB
Plus tard, pour numériser des documents grands formats ou trop ancien : 1 scanner A3 et 1 appareil de photos numérique .

IV- CALENDRIER PREVISIONNEL DU TRAVAIL A REALISER

Concernant la phase préparatoire, qui inclut le choix d'un logiciel, nous proposons le calendrier prévisionnel suivant :

Dernier trimestre 2004 :

1 - choix définitif des fonctionnalités attendues du nouveau logiciel ;
2 - choix précis des procédures et méthodes de travail communes pour 2005 en sachant que certaines seront transitoires (emprunt , bulletinage) et d'autres "définitives" .
3 - recherche d'information auprès d'autres bibliothèques pour savoir s'il est possible de migrer des données d'un format documentaire "maison" à un format "unimarc" ; comment et à quel coût ?
4 - recherche d'information sur les logiciels libres existants ;
5- création d'un intranet réservé au service + bases de données manquantes.

1er trimestre 2005 :

6 - mise en ligne et début du travail partagé sur l'intranet du service
7 - réalisation des dossiers techniques nécessaires à la migration (paramétrage et reprise de données) ;
8 - adaptation du format documentaire de texto pour qu'il se rapporche le plus possible du format unimarc
9 - étude comparée des logiciels libres existants :

a) si certains répondent à nos besoins : visite de bibliothèques les utilisant ou /et demande au SIT de nous installer ces logiciels pour les tester .
b) si aucun ne répond à nos besoins : recherche d'information sur les logiciels du commerce.

10 - Sélection de logiciels :
Hypothèse 1 : un (ou plusieurs) logiciels libres nous conviennent : sélection et estimation des coûts de migration, d'installation, de formation et éventuellement de maintenance ;

Hypothèse 2 : aucun logiciel libre nous convient, sélection et estimation des coûts des logiciels commercialisées + coûts de migration, d'installation, de formation et de maintenance . Visite de bibliothèques les utilisant

2eme trimestre 2005

11 - Choix définitif des logiciels répondant à nos critères.
12 - adaptation du portail web à l'arrivée d'un logiciel en réseau (point B1)
13 - Demande de crédits (si logiciel commercial).

Conclusion

L'investissement dans un nouveau logiciel documentaire (en réseau avec portail web ) et l'amélioration du portail web du service dans les directions indiquées ci-dessous pourrait donner des résultats rapides en termes d'efficacité aussi bien pour le service que pour le traitement et la diffusion de l'information . En effet, cela aurait une incidence directe sur la qualité des catalogues (mise aux normes) et la qualité des services rendus aux usagers (recherche documentaire fiable et pertinente ). D'autre part, cela donnerait une existence réelle au Service bibliothèque : un service unique réparti sur 3 sites et non 3 services distincts qui travaillent indépendamment l'un de l'autre.