Commission de bibliothèque de l'OCA

Compte rendu de la Réunion du 03 Novembre 2015

(15 h. Salle Michel Hénon- PHC - Nice Mont Gros)

 

Présents : T. Lanz, M. Chadid-Vernin, J.-D. Fournier, J. Giannetti, C. L'hostis, B. Mercier de Lepinay, P.L. Sulem , S. Vaquié.

Excusé : J. Bettini

 

Rappel ordre du jour :

1 - Bilan 2014-2015

2 - Choix des abonnements 2016

3 - Demande budgétaire et proposition de contributions 2016

4 - Perspectives / Priorités 2016

4.1 Projet SIGB (suite) : chantier de rétroconversion

4.2 Nouvelle bibliothèque de Valrose : quelle surface ? quel calendrier prévisionnel ? qui prendra en charge le déménagement et son coût ?

5 - UCA et documentation

Documents distribués : 1.Devis abonnement 2016 EBSCO -2. Demande budgétaire 2016 et propositions de contributions 2016 - 3. Projet SIGB : étapes et réalisations - 4. Résultat enquête sur l'utilité des abonnements. - 5. BPU 2016

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I Bilan 2014-2015


C. L' Hostis fait le point sur l'année écoulée :


a) Dépenses liquidées au titre de l'année 2014


Le montant total des dépenses s'est élevé à 58450 Euros HT dont 57422 HT en fonctionnement et 1028 HT en équipement

Détail des dépenses :

- ouvrages 2014 : 7236,89 HT

- périodiques 2015 EBSCO (abonnements individuels) : 23649,98 HT

- périodiques 2014 UNS (bouquets de revues) : 19260,55 HT

- journaux 2015 : 757,1 HT

- reliure 2014 : 3480 HT

- missions 2014 : 2462,25 HT

- Photocopies et PEB 2014 : 98,07 HT

- Fournitures et petits équipements 2014 : 477,3 HT

- Equipement 2014 : 1028 HT

Ces dépenses ont permis :

- l'achat de 106 ouvrages (5 Artémis / 17 Galilée / 61 Géoazur / 23 Lagrange) (37 Nice Mont-Gros / 8 Nice valrose / 61 Sophia-Antipolis)

- la reliure de 120 volumes (voir détail en annexe 1)

- le renouvellement des abonnements 2013 à l'exception des titres de l'American Physical Society qui ont fait l'objet d'une refacturation en 2015 (nouvelle modalité du contrat Couperin).

- le paiement d'une partie seulement des prêts et photocopies de l'année en cours . C'est un problème récurrent, la fourniture des documents est souvent facturée avec retard (entre 1 et 3 ans) ce qui oblige à prévoir chaque année une somme supérieure pour faire face aux éventuelles demandes et à tenir une comptabilité particulière.

- le remplacement du poste informatique de Sylvie Vaquie.


Coût des abonnements 2015 (exercice 2014-2015)


La facturation des abonnements pour une année N s'effectue sur 2 exercices (année N - 1 pour les abonnements individuels et année N pour le paiement des bouquets de périodiques) . Le coût total des abonnements pour l'année 2015 s'est élevé à 57392, 38 HT dont :

- abonnement individuel EBSCO = 23694,98 HT(exercice 2014)

- bouquets de revues via l'UNS = 33742,4 HT (exercice 2015)

Cela représente une hausse de 9,59 % (6089,62 HT) par rapport à l'engagement initial dûe à 2 facteurs principaux : la hausse du dollar et le non renouvellement par l'UNS du titre Journal of Fluid Mechanics en fin d'année 2014. Pour faire face à cette augmentation ont été utilisés les crédits intialement prévus pour la reliure 2015 et en partie pour l'achat d'ouvrages.

Les bouquets pris conjointement avec l'université concernent en 2015 les éditeurs American Intitute of Physics (AIP), American Physical Society (APS), Institute of Physics (IOP), Optical Society of America (OSA) et Wiley .

 

b) Principales opérations réalisées en 2014-2015


Le service a concentré son activité sur 2 axes principaux :

- l'intégration des ressources documentaires des bibliothèques de l'OCA dans le catalogue de l'UNS et le catalogue national SUDOC

- la vérification des notices bibliographiques des ouvrages de Valrose et la remise en état des documents.

Depuis le 07 octobre 2015, il est désormais possible d'accéder à nos ressources via le catalogue de l'université (83 % du fonds). Il en sera de même dans le SUDOC avant la fin novembre 2015. De nouvelles opérations sont prévues pour 2016 afin de poursuivre ce travail de signalement (voir point 4).

Concernant les ouvrages de Valrose , à ce jour environ 75 % du travail de vérification des notices a été effectué.

 

c) Réaménagement de la bibliothèque de Nice Mont Gros


3 opérations ont été réalisées en juillet 2015 :

- la réfection du bureau des bibliothécaires ;

- l'installation de caissons et cloisons dans la salle de lecture : création de 4 bureaux destinés à accueillir provisoirement des étudiants de Lagrange ;

- installation de nouvelles étagères au niveau - 2 destinées à recevoir des documents grands formats ou des archives de la bibliothèque.

 

2 - Choix des abonnements 2016

L'OCA vient de passer un nouveau marché pour ses abonnements. La société EBSCO est reconduit dans sa fonction de titulaire du marché pour une période de 3 ans . Les conditions financières sont moins avantageuses que précédemment (1% de frais de gestion en supplément). Concernant les bouquets de périodiques, seul le contrat IOP va être renégocié cette année . On ne connait pas encore les nouvelles conditions tarifaires.

Sur la base du bordereau de prix unitaire (BPU) le devis de renouvellement des abonnements individuels s'élève à 29218, 86 Euros HT (voir détail en annexe 2, ce devis inclut de nouveaux formats plus avantageux) .

Les résultats de l'enquête du 23 juin 2015 (demande d'abonnements à de nouveaux titres) ont montré qu'il n'y avait pas de nouveaux besoins à l'exception du titre Science en version online. Cette demande est commune à tous les sites . Elle est confirmée par la seconde enquête lancée en octobre 2015 sur l'utilité des titres actuellement disponibles. Sur 99 réponses, ce titre est jugé comme essentiel par 48 personnes ; utiles ou essentiels par 70. Cette demande est une priorité .

La différence de prix entre la version papier (1491,89 euros HT) et la version online pour tout l' OCA (4131,95 HT) est de 2639,86 HT.

Pour pouvoir prendre ce titre Science en version online la Commission :

1- décide de supprimer immédiatement :

- un exemplaire sur 2 du titre Connaissance des temps (50,88 HT abonnement Valrose)

- le titre Air et Cosmos (175,25 HT)

2 elle propose également de supprimer certains titres déclarés comme non essentiels après consultation des personnes qui ont répondu à l'enquête :

- Earth (273,51 HT)

- Electronique (312,09 HT)

- ISIS (591,74 HT)

- Magnetohydrodynamics (333,30 HT)

- Météorologie (83,22 HT)

- Revue d'histoire des sciences (108,47 HT)


Le gain global attendu est de 1927, 46 euros HT


Thierry Lanz va contacter l'INSU pour voir si un financement via Biblioplanets pourrait être possible pour l'année 2017.

L'enquête sur l'utilité des abonnements en cours a fait apparaître d'autres besoins :
- 3 titres de mathématiques (Communications in partial differential equations ; SIAM journal on mathematical analysis ; SIAM journal on numerical analysis) : ces 3 titres sont accessibles au laboratoire de math. Dieudonné ;
- SPIE proceedings : pour accéder à ce titre il faut s'abonner au bouquet SPIE Digital library. Une autre solution est l'achat par volume. Cette dernière solution doit être priviligiée.

Un appel est lancé auprès des collègues pour faire un don aux bibliothèques de l'OCA des volumes qu'ils auraient en leur possession, suite à un congrès par exemple, et permettre ainsi un partage de l'information.

- Les titres National Geographics (version anglaise) et Photonics ne sont pas jugés prioritaires. Les demandes ne sont pas acceptées.

3 - Demande budgétaire et proposition de contributions 2016


Une demande budgétaire a été présentée lors du CDS du 1er octobre d'un montant global de 95545 euros HT dont :

- crédits de fonctionnement = 85545 HT (priorité 1)

- crédits d'équipement = 800 HT (priorité 2 - achats de chariot)

- crédits de personnel = 9200 HT (priorité 3 - destinée à la réalisation du point 4.1)

Nouveauté en 2015 : le versement d'une contribution à l'UNS pour l'utilisation d'outils communs (Aleph et WinIBW) pour un montant estimé à 1744 euros HT.

L'arbitrage aura lieu le 12 novembre 2015. L'achat de chariots (crédit d'équipement) va être financé dès 2015 sur des crédits "Hygiène et sécurité".

Le coût pour la fourniture de document étant en baisse constante, Il est proposé de réduire le montant des contributions des laboratoires pour 2016 et de répartir leur montant selon le détail ci-dessous :

Artemis : 950 HT (750 pour les ouvrages - 200 pour la fourniture de document)

Galilée : 950 HT (900 pour les ouvrages - 50 pour la fourniture de document)

Géoazur : 4000 HT (3500 pour les ouvrages - 500 pour la fourniture de document)

Lagrange : 2900 HT (2500 pour les ouvrages - 400 pour la fourniture de document)

 

La proposition est approuvée par la Commission.

 

4 - Perspectives / Priorités 2016

 

En 2016 le service bibliothèque entend poursuivre le chantier de signalement de ses collections dans les catalogues nationaux et régionaux . Il faudra également redéménager les documents de la bibliothèque Valrose


4.1 Projet SIGB (suite) : chantier de rétroconversion

 

Le travail de signalement à été estimé par le Service Commun de documentation à 1475 heures de travail à temps plein (12,25 mois d'ETP) pour traiter :

- 1996 notices avec numéro d'identification OCN à raison de 20 minutes par notices (dérivation de notices du catalogue WorldCat dans le SUDOC + création des exemplaires correspondants dans SUDOC + Aleph)

- 1390 notices sans numéros d'identification OCN ou PPN à raison de 35 minutes par notices (notices à créer ex nihilo + créations des exemplaires correspondants dans SUDOC + Aleph)

 

La solution envisagée est de monter un projet de rétroconversion qui sera soumis à l'Agence Bibliographique de l'Enseignement Supérieur (ABES) afin d'obtenir un cofinancement pour l'embauche d'un CDD.

 

4.2 Nouvelle bibliothèque de Valrose : quelle surface ? quel calendrier prévisionnel ? qui prendra en charge le déménagement et son coût ?

 

Merième Chadid-Vernin présente à la commission les plans qui ont été envisagés pour la nouvelle bibliothèque de Valrose. La solution retenue est un espace de réunion + un espace de 30 mètres carré destiné à accueillir des étagères. Cela représentera environ 86 mètres linéaires de rayonnages. Ce mobilier sera destiné à accueillir les livres et non les revues qui resteront archivées au Mont Gros à l'exception éventuelle des titres courants.

 

C. L' Hostis fait part à la Commission de l'impossibilité pour son service de prendre en charge même partiellement le déménagement physique des documents. Il faudra prévoir en temps et heure la fourniture de cartons, leurs remplissages par du personnel compétent. Le déménagement aura lieu au plus tôt en janvier 2016.

 

5 - UCA et documentation

 

Il est envisagé de définir une politique documentaire commune entre les membres de l'UCA. Sarah Hurter, responsable de toutes les bibliothèques de l'UNS est chargée en premier lieu d'établir un état des lieux de l'existant.

L' OCA travaille depuis plusieurs années avec l'université de Nice. Aujourd'hui, notre collabration porte essentiellement sur 3 axes :

- une politique concertée pour l'achat des revues électroniques ;

- le partage d'un catalogue commun de ressources ;

- la formation permanente du personnel des bibliothèques.

Il faut continuer à faire fructifier ces acquis et travailler à l'amélioration du dispositif existant en particulier en ce qui concerne les circuits de financement et de distribution des documents.

 

 

Fait à Nice le 09 Novembre 2015 par C. L' Hostis et S. Vaquié.

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ANNEXES

 

ANNEXE 1 : Travaux de reliure réalisés en 2014 (120 volumes)

The Astronomical Journal (vol.146-2, 2013 à vol.148-2, 2014)

The Astrophysical Journal et Astrophysical Journal Letters (vol.777-2, 2013 à vol.786-1, 2014)

The Astrophysical Journal Supplement (vol.209, 2013 à vol.211, 2014)

Index of The Astrophysical Journal Supplement ( index 1991-1995 Auteur ; index 1991-1995 Sujet ; index 1996-2000 Auteur ; index 1996-2000 Sujet)

Astronomy and Astrophysics (vol.557, 2013 à vol.560, 2013)

PASJ (vol.65-2, 2013 à vol.66-1, 2014)

PASP (vol.125-2, 2013 à vol.126-1, 2014)

Acta astronomica (vol.14, 1964 ; vol.54, 2004 à vol.63,2013)

Astronomische Nachrichten (vol.289-290, 1966-1967 à vol.321-322, 2000-2001)

L' Astronomie (vol.116, 2002 à vol.117,2003 ; vol.127, 2013)

MNASSA (vol.66, 2007 à vol.69, 2010)

Sky and Telescope (vol.60, 1980 ; vol.65, 1983-vol.11, 2006)

 

ANNEXE 2 : Modifications du devis concernant les abonnements 2016

Changement de format (option online only au lieu de print + online) :

- Annual review of Astronomy and Astrophysics

- Annual review of Earth and Planetary science

- Annual review of Fluid Mechanics

- Geodinamica acta

- PASJ

Suppression du titre (disponibilité via les portails) :

- Astronomy and Astrophysics review (monographie , titre Springer)