Rappel ordre du jour :

1 - Objectifs de la nouvelle Commission - Nomination du président
2 - Examen de la proposition de Louis Klee d'accord interne entre l'OCA et le SCD (les axes de travail ; analyse du contenu)
3 - Projet de Système intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) (présentation - calendrier - avantages et contraintes)
4 - Règlement des bibliothèques de l'OCA (conditions d'inscription, conditions de prêt...)
5 - Harmonisation des systèmes de classement et cotation.

Pièces distribuées en réunion : 1. Accord interne entre le service bibliothèque de l'OCA et le Service Commun de la documentation ; 2. Modèle de contrat d'adhésion au SIGB ; 3. Projet SIGB et calendrier de migration ; 4. Conditions de prêt

1 - Objectifs de la nouvelle Commission - Nomination du président

L'objectif assigné à la nouvelle Commission de bibliothèque est de mettre en oeuvre les recommandations du Comité National d'Evaluation telles que définies dans son rapport de février 2004 (p.61) :

- mise au point d'un document écrit définissant les grandes orientations de la politique documentaire de l'établissement ;

- poursuite et formalisation de la coopération documentaire avec le Service Commun de Documentation de l'Université de Nice ;

- mise en réseau de la bibliothèque de l'OCA avec d'autres structures documentaires ;

- développement d'une bibliothèque numérique de l'OCA accessible en ligne à un très large public. Le service pourrait bénéficier de l'aide de la SIR patrimoine .

Dans son document définissant les orientations de la politique documentaire, la Commission émettra des suggestions sur le mode de fonctionnement souhaité et sur le mode de répartition des dépenses entre l'Observatoire et les UMR, en particulier pour l'achat des livres. Jacques Colin souhaite que l'on tende vers la vérité des prix.
Il rappelle également que les ouvrages financés par des crédits spécifiques (soutien de base des laboratoires , contrats..) appartiennent à l'OCA. Ces documents doivent être enregistrés dans les bibliothèques et sont soumis aux règles générales de prêt.

Le service bibliothèque de l'OCA compte désormais 5 unités documentaires qui doivent travailler en commun pour la réalisation de ces objectifs.

Pierre-Louis Sulem est nommé président de la Commission de bibliothèque. Nicole Berruyer est nommée vice présidente.

2 - Projet de Système intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB) (présentation - calendrier - avantages et contraintes)

Suite à la proposition fin mars de Louis Klee, responsable du Service Commun de Documentation de Nice (SCD) , de participer au nouveau catalogue collectif de l'université et à l'accord de principe donné par le Comité de direction, le service bibliothèque s'est engagé dans un travail collaboratif avec les membres participants.

Outre les catalogues des différentes sections des bibliothèques universitaires, le nouveau Système intégré de Gestion de Bibliothèque du SCD de Nice intègrera ceux de plusieurs bibliothèques de composantes ( IUFM de Nice, laboratoire de math. J.A. Dieudonné, la future Maison des Sciences de l'Homme, l'OCA) selon un calendrier qui s'échelonnera entre 2010 et 2013. Pour l'OCA , le travail de migration débutera en 2012 et la mise en production au premier trimestre 2013.

La participation de l'OCA au SIGB n'apportera pas de grandes nouveautés en terme de fonctionnalités pour les chercheurs par rapport au logiciel actuel PMB. Il permettra de valoriser le fonds documentaire de notre établissement :
- au sein de la communauté universitaire de Nice ,
- au niveau national car les bibliothécaires travaillerons en parallèle dans le SUDOC (Catalogue Collectif universitaire français).
Il permettra également de bénéficier des avantages d'un travail en réseau ( catalogage réduit, partage des savoirs faire..).

Le SCD de Nice prendra en charge l'achat du SIGB (logiciel + serveur) et son installation pour l'ensemble des bibliothèques de composantes participant à l'opération. Les frais de fonctionnement annuels resteront à la charge de l'OCA :
- licence WinIBW : 500 euros par poste professionnel et par an ;
- maintenance du SIGB : environ 400 euros par poste professionnel et par an.
Cela représentera un coût annuel global compris entre 3600 et 5400 euros par an (selon le nombre de postes). L'OCA devra en outre prévoir les coûts de formation des personnels pour qu'ils puissent participer à ce travail en réseau.

Les bibliothécaires de Nice participent activement au travail de réflexion sur le contenu du cahier des charges afin que soient pris en compte les besoins spécifiques des bibliothèques de recherche.

3 - Examen de la proposition de Louis Klee d'accord interne entre l'OCA et le SCD (les axes de travail ; analyse du contenu)

La proposition d'accord interne de Louis Klee soulève des problèmes de fonds et de forme. Elle est centrée sur la participation au SIGB qui ne constitue pas la préoccupation à court terme de l'OCA qui souhaite privilégier l'accès aux ressources électroniques. Pour le SIGB, les bibliothécaires souhaitent qu'un contrat d'adhésion spécifique soit établi afin que soient définis clairement, dés le départ, les droits et obligations de chacun. Cette préoccupation est partagée par d'autres bibliothèques de composantes qui ont adressé une demande dans ce sens au SCD. D'autre part, il ne prend pas en compte l'autonomie de notre établissement ni ses contraintes (co-tutelles , participation à d'autres réseaux documentaires...). Il est demandé aux membres de la Commission de formuler rapidement de nouvelles propositions ou des ajustements afin d'améliorer le texte de l'accord, et de proposer également un modèle de contrat d'adhésion dans la perspective d'une discussion sur ce sujet lors des réunions de travail avec le groupe projet du SCD de Nice.

4 - Règlement des bibliothèques de l'OCA (conditions d'inscription, conditions de prêt...)

L'intégration de 3 nouvelles bibliothèques au sein de l'OCA nécessite de définir des règles de prêt communes à l'ensemble des unités documentaires de l'établissement. C. L'hostis propose de nouvelles règles de prêt élaborées en concertation avec d'autres bibliothèques associées dans le but d'être intégrées au projet SIGB.

La proposition est adoptée. Elle sera effective lors du prochain inventaire annuel et au plus tard le 1er septembre 2008.

5 - Harmonisation des systèmes de classement et cotation

La participation au catalogue collectif du SCD de Nice et au SUDOC impliquera le respect des règles communes et l'utilisation des outils communs (classification Dewey et indexation RAMEAU). Depuis 2008, Dewey est utilisée systématiquement en indexation pour les nouveaux documents et partiellement pour les anciens. Le service souhaite l'abandon des classifications maison au profit des outils normalisés. En prévision du regroupement de certains fonds documentaires et des futures migrations des documents du logiciel documentaire Biblio vers PMB puis vers le nouveau SIGB, il sera important de réfléchir en amont à l'harmonisation des pratiques entre les bibliothèques.

Fait à Nice le 11-06-2008 par C. L'Hostis

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