Commission de bibliothèque de l'OCA

Compte rendu de la Réunion du 04 Novembre 2016

(10 h. Salle Michel Hénon- PHC - Nice Mont Gros)

 

Présents : T. Lanz, J. Bettini, J. Giannetti, C. L'hostis, B. Mercier de Lepinay, P.L. Sulem , S. Vaquié.

Excusés : G. Bogaert ; M. Chadid-Vernin

 

Rappel ordre du jour :

1 Bilan 2015-2016

2 - Abonnements 2017

3 Demande budgétaire et proposition de contributions 2017

4 - Objectifs / Priorités 2016-2017

5 Politique documentaire de l'établissement 2017-2020 (propositions de la Commission)

Pièces jointes en annexe : 1. devis renouvellement abonnement 2017  (point 2). 2. Demande budgétaire et proposition de contributions 2017 (point 3) - 3. Architecture du site web du service bibliothèque 2016-2017 (point 4). 4. Politique. documentaire de l'établissement 2017-2020 : doc. de travail version 1 (point 5)

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En préambule, Catherine Nary Man a nommé Gilles Bogaert représentant du laboratoire Artémis au sein de la Commission de bibliothèque en remplacement de Jean-Daniel Fournier. Un empêchement de dernière minute ne lui permet pas d'être là aujourd'hui et il s'en excuse.

1 Bilan 2015-2016

Les points forts de l'année écoulée :

1.1. Les dépenses 2015

Les crédits ouverts au titre de l'année 2015 se sont élevés à 90149 euros HT, les crédits liquidés à 89898 euros HT
dont :
- Fonctionnement = 76939 HT (85,58%)
- Equipement = 4493 HT (5%)
- Personnel = 8466 HT (9,42 %)

Ces crédits ont permis :

- le renouvellement de 54 abonnements individuels via l'agence d'abonnement EBSCO ;
- le financement conjoint avec l'Université de Nice-Sophia Antipolis (UNS) de 5 bouquets de revues des éditeurs AIP, APS, IOP, OSA et Wiley ainsi que du titre Journal of Fluid Mechanics diffusé par Cambridge University press ;
- l'achat de 72 ouvrages ;
- le remplacement du mobilier dans le bureau des bibliothécaires de Nice ;
- le remplacement d'un PC et d'un écran ;
- l'emploi d'un CDD pendant 4 mois pour permettre l'intégration du catalogue dans le SUDOC ;
- le reste du budget a été affecté au paiement des fournitures de documents et aux frais de mission.

Comme mentionné déjà l'année dernière, la forte augmentation des abonnements 2015 ( + 9,59 %) a nécessité des financements supplémentaires par rapport à l'engagement initial. L'intégralité des crédits prévues pour la reliure 2015 et une partie des crédits prévus pour les ouvrages ont été réaffectés à cet usage. Les abonnements ont absorbé + de 90% du budget de fonctionnement, les ouvrages moins de 7%. La facturation des frais de fourniture de documents (prêt entre bibliothèques et photocopies) reste très variable d'une année à l'autre (montant multiplié par 5 en 2015). Il faut toujours prévoir un budget supérieur à la moyenne pour pouvoir couvrir si nécessaire les années antérieures non encore facturées.

Les achats d'ouvrages ne constituent qu'une partie des documents entrés à l'inventaire : 17,5% du total des documents enregistrés en 2015 (412). L'essentiel des nouveaux enregistrements ont été réalisés à la bibliothèque Géoazur à Valbonne (341).

47 ouvrages sur 72 ont été commandés par carte achat. Le critère de sélection entre commande classique ou par carte achat est l'urgence. Les chercheurs privilégient cette solution car ils peuvent disposer rapidement des documents. Le point négatif est la lourdeur des opérations comptables qui a cependant diminué grâce à la suppression des bordereaux de carte achat.

1.2 Coût global des abonnements 2016 (calculé sur 2 exercices)

la facture globale des abonnements 2016 s'élève à 69832 HT dont :
- Abonnements individuels EBSCO 2016 (sur crédits 2015) : 29125 HT (45 abonnements)
- Abonnements conjoints UNS-OCA 2016 (sur crédits 2016) : 40707 HT (5 bouquets de revues des éditeurs AIP, APS, IOP, OSA et Wiley + titre Journal of Fluid Mechanics diffusé par CUP)


4 bouquets arrivent à échéance (AIP . APS ; OSA et Wiley). Ils seront renégociés pour 2017

1.3. Principales opérations réalisées en 2015-2016

Le service a concentré son activité à la poursuite des travaux débutés l'année précédente :

a) enregistrement des documents courants et travail de rétroconversion dans les catalogues SUDOC et Aleph

L'enregistrement systèmatique dans les catalogues SUDOC et Aleph a débuté en janvier 2016. En 9 mois (du 01/01/2016 au 30/09/2016) l'ABES a relevé les chiffres suivants :

- création de notices SUDOC : 581 ( (546 Mont-Gros - 16 Nice Valrose - 19 Géoazur)

- nombre d' exemplarisation SUDOC : 1096 (866 Mont-Gros - 103 Nice Valrose - 127 Géoazur)

Ce chiffre est à multiplié par 2 car il faut refaire manuellement les opérations le lendemain dans Aleph.

Le travail est plus lourd que prévu initialement du fait que :
- l'exemplarisation dans Aleph n'est pas automatique ;
- il faut corriger toutes les notices existantes du SUDOC pour intégrer les nouvelles normes ;
- le travail sur tout type de document est complexe car les consignes sont pléthoriques pour chaque type de document ;
- Sylvie Vaquié n'a pas terminé ses formations initiales . Elle doit partir à Marseille la semaine prochaine pour suivre une formation UNIMARC.

Le transfert des prêts dans Aleph initialement prévu pour 2016 est reporté. La priorité reste l'enregistrement des documents non encore répertoriés dans le catalogue SUDOC dont la portée est nationale.

b) numérisation des bulletins de l'ADION (1963-2003)

La numérisation des 37 bulletins de l'ADION a été achevée en octobre 2016. Toute la collection est maintenant accessible en intranet à l'OCA.

c) politique documentaire de l'UCA

Depuis un an l'UCA a délégué au Service Commun de Documentation de l' Université de Nice la mission de définir un schéma directeur de documentation et de l'information scientifique et technique (IST) pour l'ensemble des partenaires . Afin de mener à bien cet objectif le service bibliothèque collabore au travail préparatoire. 5 axes de travail ont été définis :

- Axe 1 - Ressources documentaires et système d'information ;
- Axe 2 - Services aux publics ;
- Axe 3 - Innovation pédagogique et compétences informationnelles académiques et professionnalisantes ;
- Axe 4 - Service à la recherche ;
- Axe 5 - Lieux pour l'information scientifique et technique.

d) transfert des documents de Valrose dans la nouvelle bibliothèque

Le dernier point important de l'année a été le retour des documents de la bibliothèque de Valrose via une entreprise de déménagement en juillet 2016. Suite à l'espace libéré, la bibliothèque de Nice Mont-Gros prévoit de désencombrer la salle de lecture en archivant les périodiques morts et en supprimant une des étagères centrale.

2 - Abonnements 2017

Le devis de renouvellement des abonnements EBSCO 2017 s'élève à 30095 euros HT. Plusieurs nouveautés sont attendus pour 2017 :

- le remplacement des 2 portails existants Biblioplanets et BiblioST2I par 1 seul BibCNRS dont l'ouverture est prévue pour le 9 novembre 2016. L'accès s'effectuera via un compte JANUS ;
- l'intégration de bouquets de physique dans le nouveau portail BibCNRS. 4 bouquets ont été demandés en priorité : AIP ; APS ; IEEE et OSA ;
- le renouvellement de 4 bouquets pris conjointement avec l'UNS AIP ; APS ; OSA et Wiley.

Si l'intégration des 4 bouquets AIP ; APS ; IEEE et OSA sur le portail BibCNRS se réalise, cela permettra à l'OCA de faire des économies substancielles : 12 K€ pour les titres IEEE en 2016 ; plus de 39 K€ pour les bouquets AIP-APS-OSA en 2017 .


Suite à ces informations, la Commission décide de renouveler dans un premier temps tous les abonnements individuels à l'exception des titres IEEE . Les titres IEEE sont conservés isolément en précommande jusqu'à plus amples informations de la part du CNRS.

 

3 Demande budgétaire et proposition de contributions 2017

La demande budgétaire ci dessous a été présentée en réunion de chef de service au mois d'octobre 2016.

Besoins en crédits Fonctionnement = 88179 HT

dont :

Abonnements 2018 marché EBSCO = 33105 HT
Abonnements conjoints UNS OCA 2017 = 41784 HT
Abonnement conjoint JFM 2017 (1/3 financement) = 1586 HT
Abonnement journaux 2017 = 795 HT
Ouvrages = 7650 HT
Fourniture spécialisée conservation = 500 HT
Fourniture de documents (PEB et photocopies) = 1000 HT
Contribution maintenance logiciel ALEPH + travail SUDOC = 1458 HT
Missions = 300 HT

Ces montants seront révisés en fonction des résultats obtenus concernant les abonnements 2017.

Besoins en crédits Equipement = 0 HT

2 demandes de remplacement d'ordinateur portable ont été faites : 1 pour F. Bijaoui - 1 pour C. L' Hostis. Elles ont été intégrées dans les demandes de renouvellement de postes du service informatique.


Propositions de contributions et répartitions 2017 par unité = 8650 HT (7650 ouvrages et 1000 photocopies et PEB)

dont :

Artemis = 950 HT (dont 750 ouvrages et 200 photocopies et PEB)
Galilée = 950 HT (dont 900 ouvrages et 50 photocopies et PEB)
Géoazur = 3950 HT (dont 3500 ouvrages et 450 photocopies et PEB)
Lagrange = 2800 HT (dont 2500 ouvrages et 300 photocopies et PEB)


4 - Objectifs / Priorités 2016-2017

Les priorités 2016-2017 restent sensiblement les mêmes que l'année écoulée :

Priorité 1 - Poursuite du travail de rétroconversion des données (3386 notices à traiter au total en supplément des enregistrements courants)

Cette année on ne peut pas distinguer dans SUDOC les notices courantes des rétroconversions. Il existe une procédure spéciale qui permet de les différencier. Une réunion va être programmée prochainenement avec les collègues du SCD a ce sujet pour pouvoir mesurer plus finement le travail en 2017 .


Priorité 2 - Refonte du portail web du service bibliothèque

Durant l'été 2016 le service bibliothèque a défini l'architecture générale du futur site en français et en anglais . Le service communication a rédigé une première version du menu sous Joomla en octobre. Le personnel du service bibliothèque doit se former à l'utilisation de ce logiciel avant de reprendre la main. Les membres de la Commission de bibliothèque seront sollicités pour vérifier la pertinence des contenus. On interrogera également les usagers à l'occasion du prochain inventaire. Dans un premier temps seule la partie externe du site sera refaite.

Priorité 3 - Exploitation des contenus du bulletin de l'ADION et nouveau travail de numérisation

Pour mettre en valeur les bulletins de l'ADION, il est prévu :
- l'établissement d'une chronologie ;
- l'établissement d'une bibliographie ;
- la création d'une base de données d'articles anciens sur l'OCA avec accès au texte intégral.

Ce travail pourra être utile au personnel de Galilée et chercheurs de l'OCA qui s'intéressent à l'histoire de l'établissement. Il sera confié en partie à Françoise Bijaoui qui travaille depuis août uniquement à la bibliothèque. Elle poursuivra également le travail de numérisation. Elle a récupéré notamment les fichers de la gazette de l'OCA (précédemment appelée OCA.com) du n. 1, 2006 au n.179, 2011. Il serait également souhaitable de récupérer les fichiers de Formule 4, le bulletin de liaison de l'OCA de 1989-1996 à des fins de conservation. Le service bibliothèque est ouvert à toute nouvelle demande de numérisation. Récemment des demandes de conversion de diapositives et cassette VHS en fichiers numériques ont été adressées à Jelena Giannetti . Il serait bien de voir s'il y a d'autres besoins au niveau de l'OCA pour prévoir l'achat éventuel du petit matériel nécessaire à ce travail. Il y a également régulièrement des demandes de thèses au format numérique. Bernard Mercier va essayer de quantifier le nombre de thèses dont la numérisation serait utile et dont il a encore les coordonnées des auteurs.

Priorité 4 - Poursuite du travail UCA et documentation

Courant octobre, une rèunion de travail réunissant les bibliothèques de l'OCA a eu lieu. L'objectif premier est d'établir une cartographie des ressources numériques des membres pour connaître précisémment les ressources, leurs modes de financement, leurs modes d'accès et leurs étendues géographiques dans le but de proposer à terme un accès facilité aux ressources négociées.

 

5 Politique documentaire de l'établissement 2017-2020 (propositions de la Commission)

Le service bibliothèque soumet aux membres de la Commission une première version d'un document de travail intitulé "politique documentaire de l'établissement 2017-2020 dans le but d'aider à la définition d'objectifs précis pour l'établissement pour les 4 prochaines années. Il décrit les axes de travail envisagés dans le cadre de l'UCA ainsi que les besoins et priorités de l'OCA. Il décrit également le mode de fonctionnement mutualisé des unités documentaires et la politique souhaitée dans le cadre existant ou celui de l'UCA en fonction des bénéfices attendus. Il aborde spécifiquement 3 thématiques : la politique budgétaire, la politique de coopération documentaire et la politique de conservation et de valorisation des documents.

La pertinence d'établir un tel document est approuvé par l'ensemble des membres. Le travail d'écriture va être poursuivi.

Parmi les problèmes abordés certains points ont été examinés plus en détail :

a) la politique d'achat des documents :

La Commission est favorable :
- au maintien de la mutualisation du coût des abonnements au sein de l'OCA ;
- au maintien d'un financement sur une base forfaitaire pour l'achat et la fourniture de documents avec possibilité de réaffectation des crédits prêt et photocopies à l'achat d'ouvrages supplémentaires ;
- au maintien des achats d'ouvrages sans interruption tout au long de l'année ;
- à la limitation du nombre d'exemplaire par bibliothèque à 2 sauf demande motivée ;
- à la circulation des documents entre les sites au lieu et place de la multiplication des exemplaires pour chacun des sites.

Les membres de la Commission rappelle la nécessité d'informer régulièrement les nouveaux entrants des possibilités d'achat offertes mais aussi l'ensemble du personnel qui pratique parfois l'autocensure.


b) la politique d'aménagement et de sécuration des locaux d'archivage et d'accueil du public sur le site de Nice Mont-Gros .

Le service souhaite que certains points soient priviliégiés :

a) dans la salle de lecture : les bibliothécaires souhaitent le remplacement de la moquette par un revêtement PVC ainsi que le changement des stores défectueux . Plus globalement elles souhaitent la modernisation et le réagencement de la salle de lecture pour accroitre son utilisation tout au long de l'année en le rendant multifonctionnel.
b) dans les espaces d'archivage : la priorité est l'installation d'alarmes incendies et le remplacement des éclairages qui tombent trop souvent en panne. Elles souhaitent également qu'une réflexion soit menée pour créer un espace protégé et sécurisé pour la conservation à long terme des documents précieux de l'OCA (ouvrages anciens et archives). Jean-François Bernadac a prévu de confier ce travail à Richard Guigou embauché jusqu'à fin avril à l'OCA. Cela permettra de faire avancer ce dossier.

 

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Fait à Nice le 09 Novembre 2016 par C. L' Hostis